Por Alfredo Bernacchi*
O sucesso de uma empresa de grande ou pequeno porte depende, necessariamente, da boa gestão financeira de seus recursos. Uma possibilidade de evitar conflitos com prestação de contas e garantir a saúde da gestão financeira é o cartão pré-pago corporativo: um recurso que garante segurança e facilidade no controle de despesas.
Ao contrário de cartões pré-pagos direcionados aos consumidores, o cartão pré-pago corporativo pode ser utilizado pelas companhias para realizar compras e pagamentos variáveis com uma verba previamente definida para despesas como viagens e atividades externas de funcionários.
Ele aumenta o controle de prestação de contas das despesas de colaboradores, uma vez que sua função é extinguir esse movimento de entrega e conferência de comprovantes e notas fiscais.
Diferença entre cartão pré-pago e pós-pago
No cartão pré-pago corporativo, o saldo é antecipado pela empresa e corresponde a um valor acordado. Ao efetuar a compra de qualquer produto ou serviço, o valor é automaticamente debitado do total disponibilizado no cartão pela empresa, o que não gera dívidas futuras e evita gasto com tarifas e juros cobrados em compras via crédito bancário.
Ele permite compras de forma instantânea em locais credenciados à bandeira escolhida para o cartão, o que possibilita o aceite da compra em estabelecimentos de diferentes portes e segmentos em território nacional.
Já o pós-pago funciona como os modelos tradicionais, em que serviços e produtos são consumidos considerando um limite a ser gasto. Por não ser considerado um pagamento à vista, são cobrados taxas e juros, onerando o gasto e podendo resultar em dívidas. Além disso, este tipo de pagamento pode comprometer a gestão do negócio, uma vez que podem ser usados valores que não foram previamente aprovados.
8 vantagens do pré-pago para o seu negócio
Após explicar como funciona um cartão pré-pago corporativo, listei algumas vantagens de se utilizar esse recurso na gestão financeira da empresa:
- Controle de gastos externos
Ao facilitar e assegurar o manejo de recursos – como o controle de verba destinada a despesas com viagem e atividades externas que sejam realizadas periodicamente, o cartão pré-pago corporativo evita que o funcionário realize gastos inapropriados.
- Para colaboradores internos, evita uso de recurso pessoal
Com a definição de um teto de gasto mensal destinado a esse serviço, o funcionário não precisará acionar recursos próprios para arcar com os custos da viagem, ainda que reembolsado posteriormente.
- Para fornecedores externos, facilita o repasse
O cartão pré-pago corporativo também facilita o repasse de valores a fornecedores e parceiros que não possuem vínculo empregatício com a organização. Isso acaba por desobrigar o colaborador terceirizado a abrir conta bancária e permite que ele receba o ganho em menos tempo.
- Não prejudica a relação empresa X funcionário
O uso de recursos próprios do funcionário ainda esbarra em questões trabalhistas. Um dos erros muito comuns no processo de prestação de contas é a perda de comprovantes. O funcionário pode não ter seu dinheiro devolvido e isso, certamente, fragiliza sua relação de confiança com a empresa. A demora no processo de reembolso também pode agravar essa situação.
- Reduz custo com tarifa
Ao adotar o cartão pré-pago corporativo, a empresa deixa de pagar as taxas de transferência por DOC e TED, que são cobradas nas transações bancárias convencionais.
- Controla o fundo fixo
O cartão pré-pago ainda pode ser usado na gestão de recursos de fluxo diário, o fundo fixo usado para aquisição de insumos pontuais como materiais de escritório, por exemplo, podendo ser utilizado nos diversos departamentos da empresa ou, ainda, em empresas que possuam mais de uma unidade.
- Gera dados mais precisos
O controle dos gastos via cartão pré-pago possibilita a reunião de dados sobre tais gastos de forma automatizada. Isso auxilia no desenvolvimento de relatórios e análises sobre as despesas para planejamento periódico do recurso disponível para manutenção da empresa.
- Economiza de custos de operação
Com a automatização do serviço de prestação de contas, o funcionário, que antes passaria muitas horas para despachar o reembolso, poderá ser aproveitado em outras atividades, como estruturação e análise dos relatórios que podem ser montados com as informações recebidas pelo sistema do cartão pré-pago.
*Alfredo Bernacchi é diretor-geral da Edenred Soluções Pré-Pagas
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