*Por Rodrigo Reis
Você certamente já ouviu a expressão “transformação digital” em seu trabalho e certamente já deve ter atuado com soluções cloud ou até de Big Data no dia a dia. Contudo, é um equipamento símbolo do início da computação que continua essencial tanto para empresas quanto para pessoas quando o assunto é gestão de documentos: a impressora. A máquina, que se tornou popular na década de 90, chegou a ter seu fim decretado com a popularização da computação em nuvem. Entretanto, ela soube se reinventar e, atualmente, é improvável encontrar alguma organização que não faça uso de suas inúmeras funções. Quer saber como isso é possível? Veja cinco motivos que explicam porque ela segue importante no ambiente corporativo:
1 – Incorpora funções na mesma interface
Antes, a função de uma impressora era… imprimir! Sua importância residia na possibilidade de dar vida a relatórios e documentos sem a necessidade de levar o arquivo a uma empresa especializada para isso. Com o avanço da tecnologia, a máquina soube incorporar diferentes funções na mesma interface. Hoje, é possível não apenas realizar impressões, mas também gerenciar documentos digitais, escanear arquivos, criar cópias e até gerenciar um fluxo de trabalho.
2 – Adequa-se ao tamanho da empresa
Poucos equipamentos conseguem se adaptar ao tamanho dos projetos em que estará envolvida. Há inúmeros modelos e marcas de impressoras, desde as mais simples adequadas para micro e pequenas empresas, até as maiores e mais complexas para quem precisa de um parque de impressão completo. Além disso, há empresas que oferecem o modelo de outsourcing, ou seja, realiza a gestão das máquinas para otimizar os custos e os processos.
3 – Continua importante para documentos e relatórios
A chegada da digitalização fez com que muitos imaginassem o fim de documentos, relatórios e arquivos físicos, uma vez que tudo estaria disponível na nuvem. Entretanto, a realidade ainda é bem diferente. Os relatórios e documentos são importantes por diferentes fatores, como a facilidade de manuseio em uma reunião, a utilização em locais com sinal de Internet ruim e até o hábito das corporações de possuírem cópias físicas como prevenção a ataques cibernéticos.
4 – Faz toda a gestão documental da empresa
Além de imprimir, a impressora também faz a gestão documental para a empresa. As melhores marcas do mercado possuem scanner e contam com softwares que conseguem administrar os documentos digitalizados por meio de palavras-chave e em pastas específicas no momento em que o arquivo ganhar sua versão digital. Essa prática facilita a pesquisa dos colaboradores no futuro.
5 – Adquire tendências tecnológicas em versões atualizadas
Por fim, a impressora mostra uma enorme capacidade de incorporar e adquirir tendências que surgem todos os anos. Como já citado, hoje ela já possui scanner e gestão de documentos acoplados em sua interface, mas as opções vão além. Há equipamentos que possibilitam ferramentas de edição de imagens e textos, calendário, agenda, entre outros recursos. As fabricantes estão sempre atentas para atualizarem e melhorarem seus modelos, entregando mais valor aos usuários.
*Rodrigo Reis é diretor comercial e sócio da Reis Office, empresa líder em outsourcing de impressão e soluções para digitalização, transmissão e armazenamento de documentos.
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