Especialista em UX Design de empresa global de inovação dá dicas para empresas que precisam conduzir seus processos à distância

A cultura do trabalho remoto já é realidade há alguns anos. Com a chegada da Covid-19 no Brasil e mundo, a modalidade ficou ainda mais evidente. É neste momento que colocamos à prova o fato de estarmos – ou não – preparados para o funcionamento a distância de todas as área de uma empresa.

Trabalhar remotamente traz diversos benefícios – tanto para a empresa quanto para a equipe. No entanto, é necessário saber como operar e conduzir de forma eficiente o serviço, sem dispersões. Débora Costa, UX Design Lead na ilegra, empresa global de design, inovação e software, traz algumas dicas para empresas que aderiram ao trabalho remoto:

Para as pessoas que estavam habituadas com a rotina do escritório e migraram para o formato remoto, algumas dicas pode ser valiosas. Simples ações, como dar bom dia, repassar o que será feito ao longo do dia, dar visibilidade da evolução das atividades, por meio de relatórios de evolução etc., bem como se despedir ao término do expediente (assim todos podem ter a visão de que você não está mais disponível), podem nortear o dia a dia do trabalho.

Escolher um canal em comum para a comunicação entre a equipe também é essencial. Plataformas como Discord, Google Meeting e Zoom estão entre as mais populares. Já no caso de uma dinâmica, workshop ou palestra, o importante é fazer alguns acordos. Colocar o celular no modo silencioso é o primeiro deles. Distrações no momento da condução desses eventos são mais comuns do que deveriam. Vale lembrar que os “microfones abertos” são a grande pandemia dos eventos online.

Em relação às palestras, em que muitas pessoas de fora irão participar, ou até mesmo workshops, em que diferentes clientes participem de uma cocriação, deixar a câmera aberta também é uma maneira de aproximar os participantes e reduzir aquela sensação terrível de ‘aula online’. Para ser ainda melhor, coloque alguém para mediar o chat, fazendo dele um canal aberto para comunicação. E falando em comunicação: apresente-se ao falar e solicite que todos façam o mesmo – com nome e empresa, se necessário.

Como adaptar entrevistas para o ambiente remoto?

É importante lembrar que os recrutamentos feitos remotamente funcionam do mesmo modo que os presenciais. A parte mais importante é deixar claro para o entrevistado quais ferramentas e aparelhos ele precisará no dia da entrevista. Separe alguns minutos do tempo para explicar ao entrevistado como funcionará a conversa online e, claro, peça autorização para gravar.

Antes de mais nada, monte seu screener, isto é, as especificidades dos entrevistados. Aqui incluímos informações como faixa etária, conhecimento tecnológico etc. A escolha da ferramenta é importante também – deve ser algo acessível para todos os entrevistados. Algo que precisa ser lembrado é a importância de um plano B. Tenha também o seu “estepe” no caso de qualquer imprevisto.

Algumas plataformas que podem te ajudar nessa jornada: 

Adaptação de testes

Aqui valem as mesmas dicas para as entrevistas, mas com um adendo: é preciso definir o perfil tecnológico de seus testers para escolher a ferramenta que será utilizada – e isso nem sempre é tarefa fácil, pois algumas são pagas e precisam ser testadas antes. Por isso, separe alguns dias para esse passo: desde a procura, escolha, teste e definição. Atente-se ao navegador suportado e ao sistema operacional.

Com a ferramenta escolhida, faça uma lista de como ela deve ser utilizada e confira esses pontos durante o recrutamento. Por ser um teste remoto, separe alguns dias a mais para essa tarefa. Também é importante enviar previamente um e-mail com informações, como horário, margem de atraso, equipamentos e instruções para usá-la caso seja necessário.

Ao conduzir o teste, peça para o tester autorizar a gravação e depois para que ele repita isso com a gravação acontecendo. Pedir para o usuário “pensar em voz alta” pode ajudar a compreender melhor a trajetória necessária ao realizar uma atividade. O restante do teste é conduzido normalmente. Mantenha-se sempre disponível para sanar possíveis dúvidas do usuário.

Vale destacar que existem diversas plataformas que podem ajudar nessa jornada. Entre elas, Figma, Sketch, Adobe XD e Invision, para protótipos. Já no caso de testagens, podem ser usadas Playbook, UserBrain, lookBack e Team Viewer.

Dicas gerais

Organização: Montar uma tabela é útil para se organizar. Nela você pode controlar informações como horário, nome, profissão, e-mail e telefone, por exemplo.

Equipamentos: Conexão à uma rede de internet de qualidade pode poupar inúmeros problemas; aderir à plataformas de chamadas de vídeo com opção para gravação de tela e voz é essencial; Aparatos de agendamento e anotações também são bem-vindos;

Agendamento: Utilize agendas colaborativas, assim o entrevistado e também entrevistador terão acesso atualizado à data, horário, plataforma para chamada e outros detalhes; Tome cuidado com a diferença de fuso-horário.

Problemas técnicos: Tenha em mãos um par extra de fones de ouvido; Certifique-se de que o celular está carregado – ele pode servir de gravador substituir a chamada de vídeo por ligação; Esteja pronto para mudar de plataforma, se necessário.

Telefone: Pode ser uma alternativa caso nenhum dos outros recursos por vídeo tenha dado certo. Lembre-se de gravar a ligação, que pode ser feita pelo próprio celular ou um app para esta finalidade.

As recomendações acima refletem as melhores práticas e ferramentas adotadas por empresas no contexto atual, momento em que enfrentam grandes transformações –  de tecnologia e de processos – e encaram um ritmo acelerado para adaptação de seus diferentes modelos de negócio.

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