A gestão de projetos é uma ferramenta muito útil no dia a dia das empresas, mas ela também pode ser utilizada para projetos pessoais.
Os projetos são esforços temporários que têm objetivo de criar um produto ou serviço, mas também podem ser de cunho pessoal, como a construção de um imóvel, por exemplo.
Em outras palavras, qualquer atividade temporária que tenha como objetivo alcançar um resultado pode ser considerada um projeto, e ele depende de planejamento e controle para a sua execução.
Dentro das empresas, é por meio dos projetos que é possível entregar produtos e serviços exclusivos, tendo como base etapas predeterminadas.
Nesse sentido, para criar um projeto, você precisa de um objetivo claro, sua execução depende de esforços humanos e recursos financeiros.
Outra característica importante de ressaltar é que cada projeto é único e depende de certos interesses e situações.
Um bom exemplo disso é a construção civil, que mesmo utilizando os mesmos materiais e as mesmas equipes, sempre segue as circunstâncias de cada projeto de construção.
Só que para dar certo, é importante entender o conceito de gestão de projetos e quais são as melhores metodologias para organizá-lo.
Entenda o conceito de gestão de projetos
Chamamos de gestão de projetos a utilização de técnicas, habilidades e conhecimentos para garantir o sucesso e o alcance de um objetivo.
Isso quer dizer que se trata do gerenciamento executado para atingir um objetivo, seguindo os requisitos estabelecidos dentro de um planejamento.
Uma empresa de entrega de documento trabalha em cima da gestão de projetos para alcançar determinado objetivo, respeitando prazos e orçamentos.
Por meio desse tipo de gestão, uma empresa consegue se organizar, respeitando a programação para cada ação a ser executada.
Esse gerenciamento é dividido em diferentes áreas, como:
- Partes interessadas;
- Qualidade;
- Integração;
- Tempo.
Outras áreas importantes são o escopo, custos, aquisições, riscos, recursos humanos e comunicações. Todas essas áreas precisam estar integradas e equilibradas, para que a empresa possa monitorar e controlar o projeto.
É por essa razão que muitas organizações investem em treinamentos e incentivam a participação de seus colaboradores em eventos.
A gestão de projetos torna a organização mais competitiva e ágil, com processos mais dinâmicos e capazes de entregar valor aos clientes.
É por meio dessa gestão que a equipe consegue tirar uma ideia do papel, como a padronização do atendimento, softwares, dentre outras.
Entretanto, não são apenas as empresas que podem se beneficiar dessa estratégia, mas também as pessoas, podendo planejar viagens, reformas, dentre outros objetivos.
Assim sendo, independentemente de o projeto estar nas mãos de uma grande equipe ou apenas de uma pessoa, é fundamental executar um bom gerenciamento para concretizá-lo.
Isso acontece porque todas as ações são divididas em pequenas tarefas, com o intuito de planejar custos e prazos.
No final, tanto uma empresa de tecnologia robótica quanto uma pessoa consegue atingir o objetivo. Só que para funcionar, é importante saber como colocar em prática essa gestão.
Melhores técnicas de gestão de projetos para sua empresa
Partindo de tudo que já foi abordado, escolher uma boa estratégia de gestão depende do quanto você entende os objetivos e necessidades do projeto.
Não existe uma fórmula pronta, por isso, você precisa conhecer os principais recursos disponíveis. Sendo assim, dentre as principais técnicas estão as seguintes.
Método Crystal Clear
Esse método é utilizado no desenvolvimento de software, considerando dois parâmetros, sendo o tamanho da equipe e o nível crítico.
Uma das cores do cristal representa um time de 8 a 20 profissionais, e o nível crítico é representado pelas letras.
A letra C diz respeito ao conforto (em inglês confort) estando relacionada à perda de credibilidade por parte do usuário, devido a falhas no sistema.
A letra D, por sua vez, diz respeito ao dinheiro disponível (discretionary money), que representa as perdas financeiras que podem ser geradas por uma falha no sistema.
A letra E (essencial money) se refere à quantia necessária, relacionada às perdas financeiras que podem ocasionar a falência do negócio, devido a constantes falhas no sistema.
Por fim, a letra L (life) está relacionada à perda de vidas humanas ocasionadas por uma possível falha no sistema.
Nesta estratégia, fabricante de cesta de supermercado cuida da entrega, comunicação e um feedback contínuo, sempre mantendo um bom nível de foco, segurança, além de investir em automação de testes.
Método SCRUM
Essa estratégia é bastante ágil que pode ser aplicada em qualquer tipo de projeto, principalmente, aqueles mais propensos às mudanças inesperadas.
É feita uma divisão em pequenas etapas, com tarefas menores, que são realizadas em períodos curtos, de até 4 semanas.
Ao final de cada uma delas, todos os resultados são avaliados, com o objetivo de detectar erros e acertos, de modo a melhorar os próximos passos.
Uma empresa de sistema de alarme para loja também realiza reuniões curtas diariamente, para avaliar o que foi realizado no dia anterior ele é terminar as tarefas do dia presente.
Método Adaptive Software Development
Esse método é muito comum em projetos de tecnologia da informação, sendo muito empregado naqueles que podem sofrer mudanças repentinas.
Além disso, suas funcionalidades são criadas com base nas expectativas do usuário.
Ao utilizar esse método, um fabricante de camiseta personalizada casal conta como uma estrutura detalhada dos requisitos mais importantes do escopo.
Cada tarefa é analisada assim que é concluída, de modo a saber se será necessário fazer adaptações ou mudanças no requisito do projeto.
Método Kanban
Este é um sistema para organizar e controlar as tarefas dentro de uma linha de produção. É muito comum entre organizações que não têm tempo de consultar planilhas e outros sistemas de gestão.
É necessário fixar o mural em um local onde todos os membros da equipe possam consultar e visualizar de maneira simples.
Para colocá-lo em prática, um fabricante de letreiro de loja cria colunas que indicam cada uma das etapas.
Você pode utilizar cartão colorido para representar cada tarefa, e a quantidade de colunas depende das características do projeto.
Toda vez que uma tarefa for concluída, o cartão correspondente é movido para a coluna seguinte.
Você vai criar uma coluna de tarefas que ainda não foram iniciadas, aquelas que serão iniciadas no dia, aquelas que estão em andamento e as que já foram concluídas.
Método Feature-Driven Development
Este é um método de gestão de projetos mais ágil e é voltado para aqueles com um requisito funcional.
Ele se baseia na análise orientada a objetos, criação de lista de funcionalidades, planejamento incremental, detalhamento e construção por funcionalidade.
Nessa metodologia, mesmo que uma gráfica de folders empresariais faça um planejamento baseado na lista de funcionalidades, as tarefas são realizadas individualmente, mas sempre de maneira integrada e baseada em testes.
Esses testes são realizados em conjunto com o cliente, e o método pode ser trabalhado junto com outros mais ágeis, como o SCRUM.
Método Extreme Programming Management
Essa metodologia é utilizada para manter total controle do caos, fazendo uma boa gestão de prazos muito curtos, projetos em cenários instáveis ou que possam passar por mudanças inesperadas.
É muito aplicado em projetos disruptivos ou urgentes, sendo a presença humana um dos principais fatores a serem considerados, visto que trabalha em escopos que dependem de uma equipe motivada e comprometida.
Ao utilizar esse método, uma empresa de comunicação visual não vai focar no agendamento das tarefas e outras divisões.
O objetivo aqui é preparar o mindset da equipe juntamente com o gestor, possibilitando que eles lidem melhor com situações que saíram do controle, mudanças repentinas e incertezas.
Com isso, é possível manter o nível de produtividade e elevar a capacidade da equipe de resolver os problemas que podem aparecer.
Como escolher um método de gestão de projetos
Para escolher a melhor metodologia é fundamental compreender o seu projeto. Se você souber definir um propósito e suas funcionalidades, saberá qual metodologia vai se encaixar nele.
Se você está trabalhando em um escopo claro em relação à finalidade, pode optar pelas estratégias mais ágeis.
Como podemos ver ao longo dos exemplos, existem diversas possibilidades, inclusive aquelas mais adequadas para projetos disruptivos.
Cabe a você conhecer qual é o seu tipo de escopo, para escolher a melhor metodologia.
Conclusão
Independentemente do modelo de gestão de projetos que você vai adotar, é muito importante que você conte, também, com software de gestão.
Estes sistemas facilitam a vida do gestor e ajudam a organizar as etapas do método de gestão do seu projeto. Com isso, fica muito mais fácil tirá-lo do papel e alcançar o seu objetivo.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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