Por Desirée Megre, gerente de projetos no DB1 Group
No momento em que estamos, muitas empresas estão optando por colocarem seus colaboradores em home office como uma medida protetiva de isolamento para o controle da proliferação da COVID-19. Gostaria de compartilhar a experiência vivencio há dois anos e meio com times remotos. Seguem abaixo algumas dicas práticas que podem ser muito úteis para quem precisa se organizar rapidamente:
1- Escolha uma ferramenta de comunicação e um canal único para se falarem. O mercado disponibiliza de várias, como Slack, Teams, Zoom, Skype, e entre outras. O mais importante que a ferramenta é lembrar de utilizar o chat para estar comunicando-se com o seu time. A intenção de concentrar a comunicação em um único lugar é para evitar que assuntos importantes se percam por estarem em outra ferramenta.
2- Horários das reuniões são sagrados! Se você, por exemplo, faz reuniões diárias de acompanhamento com sua equipe, ou de planejamentos, reúnam-se no canal no horário combinado e estabeleçam um time box para duração da reunião.
3- Tenham uma agenda de time compartilhada. Mas por que isso é importante? Às vezes, a pessoa precisa se ausentar para algum compromisso, então deixa na agenda e assim todo o time saberá que aquela pessoa não estará disponível naquele horário. Esse compromisso pode ser desde ir a um dentista ou até mesmo alguma reunião online. O Google Agenda disponibiliza desse recurso, assim como o Outlook.
4- A comunicação é a chave do sucesso! Use o chat para comunicar-se com seu colega como se ele estivesse ao seu lado. Tenho times que falam até quando vão tomar um café, isso parece bobagem, mas aumenta a interação e sinergia entre a equipe.
5- Em reuniões on-line deixe a câmera ligada. Olhar no rosto da pessoa, ver suas expressões faciais é algo muito importante e aproxima mesmo quem está longe fisicamente.
6- Ao levantar, tome banho e coloque uma roupa de trabalho. Não trabalhe de pijama, crie uma rotina parecida com a do escritório. Faça pausa para o almoço e pequenas pausas para beber água e esticar as pernas.
7- Deixe um despertador acionado para a hora de terminar a sua jornada de trabalho. Isso é importante, pois é muito comum perdermos a hora trabalhando até tarde, e isso com frequência não será saudável.
8- Crie combinados com a sua família para eles entenderem que você está em casa, porém trabalhando e que a disponibilidade não será a todo momento.
No meu caso, como tenho criança, criei uma brincadeira com a caneta vermelha: quando estou em reunião e elas entram no quarto onde fiz o meu escritório, levanto a caneta para que eles saibam que não estou disponível naquele momento. Mas vale usar a criatividade.
9- Organize um espaço da casa para o seu trabalho. Não precisa ser nada elaborado, porém escolha uma cadeira confortável, pois ela fará toda a diferença em sua saúde durante as várias horas de trabalho. De preferência não faça seu home office dentro do quarto onde você dorme e mantenha o espaço limpo e arejado.
10- Tenha o horário de desligar de todas as ferramentas inclusive do celular.
E por fim, confie nos profissionais com que trabalha e estabeleça metas claras. Gerencie o sistema e não as pessoas.
Espero que essas dicas possam ajudá-los nesse momento.
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