Gestão de Contas a Pagar: saiba como otimizar os seus pagamentos em 6 passos

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.O setor financeiro é uma das grandes preocupações dos gestores. Isso ocorre, pois quando observamos a gestão de contas a pagar, percebemos que uma grande parte das empresas não conseguem se organizar corretamente.

Em decorrência disso, muitos problemas acabam surgindo. Para evitar que isso ocorra, é importante realizar uma boa gestão financeira.

Mesmo não sendo uma tarefa relativamente simples, existe uma série de alternativas que podem ajudar os negócios, independente de qual seja o seu segmento de atuação. Um controle financeiro completo exige a administração correta do fluxo de caixa, contabilidade, contas a pagar e receber, entre outros.

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Para ajudar você a realizar uma boa gestão de contas a pagar na sua empresa, separamos algumas dicas valiosas.

Primeiramente, o que é contas a pagar?

Essa é a parte responsável por todas as saídas do caixa de uma empresa, o que significa que toda e qualquer obrigação financeira precisa ser levada em consideração.

“É obrigação de um negócio gerenciar suas despesas, além de administrar corretamente os seus recursos para quitar as suas contas no momento certo”, explica João Esposito, economista e CEO da Express CTB – accountech de contabilidade.

Isso inclui o salário dos funcionários, gastos com fornecedores, contas de água, energia elétrica, telefone, aluguel, internet etc. Seja qual for a despesa que uma empresa tenha, seja ela fixa ou variável, uma boa gestão financeira não deixa passar nada, evitando o pagamento de multas e outros prejuízos para a empresa.

Embora pareça evidente que uma instituição tenha inúmeros benefícios ao ter as contas quitadas em dia, selecionamos as principais vantagens para facilitar o seu entendimento sobre o assunto.

Veja só:

  • Maior credibilidade, segurança e confiança;
  • Redução de multas, juros e demais prejuízos;
  • Melhoria no relacionamento com fornecedores, colaboradores e consumidores;
  • Maior organização financeira;
  • Desenvolvimento de maior competitividade no mercado;
  • Evitar processos trabalhistas e até mesmo a interdição ou fechamento do negócio.

Mas, afinal, o que devo fazer para melhorar a gestão de contas a pagar?

Agora que você realmente sabe o que significa a gestão de contas a pagar, bem como as principais vantagens que isso gera aos negócios, chegou o momento de aprender algumas boas práticas.

Vale ressaltar que essas dicas servem para os mais variados tipos de empresas, incluindo os pequenos negócios.

#01. Comece organizando as contas da empresa

Antes de qualquer coisa, as contas da sua empresa devem ser organizadas. Essa tarefa é primordial para o sucesso da gestão de contas a pagar.

Para isso, separe cada uma das contas por ordem de pagamento, seja por data, por fornecedor ou por outras características. Segundo Patrícia Maria, Assessora Financeira da Express CTB, “Essa categorização dos pagamentos é uma excelente maneira de melhorar a organização das finanças, além de garantir um maior controle financeiro”.

Quando uma empresa não tem o hábito de organizar as contas, ela acaba deixando passar alguma coisa de forma despercebida, que vai desde o esquecimento do pagamento de alguma cobrança ou até mesmo realizar o pagamento de uma mesma conta mais de uma vez.

#02. Busque dar atenção aos prazos

Não levar em consideração as datas de pagamento é um dos problemas mais recorrentes nas empresas.

E isso não pode ocorrer sob nenhuma hipótese, o que torna necessário acompanhar cada um dos prazos de maneira eficaz. Quando um determinado negócio não dá a atenção necessária a isso, as consequências são muitas, incluindo problemas legais e despesas desnecessárias.

Ninguém gosta de pagar juros ou multas, não é verdade? Além disso, eventuais problemas legais podem causar danos irreparáveis ao negócio.

“Para evitar essa situação, você pode estabelecer datas para a realização dos pagamentos antes mesmo da data de vencimento. Essa é uma solução que ainda pode gerar descontos e benefícios. Além disso, o agendamento prévio dos pagamentos é outra alternativa extremamente eficaz nesse sentido”, ressalta a assessora.

#03. Utilize a tecnologia ao seu favor

Quando se pensa em otimizar o pagamento de contas, a tecnologia se torna uma valiosa aliada. E dependendo do tamanho da sua empresa, uma ferramenta de automação pode ser ainda mais necessária, pois quanto maior, mais contas para controlar. Em um mercado cada vez mais competitivo, as ferramentas de automação estão conseguindo fazer uma enorme diferença.

Desta maneira, considere realizar o investimento em um sistema de gestão mais robusto para a sua empresa. Há diversas opções disponíveis no mercado que vão servir para ajudar a otimizar o seu tempo, além de fornecer uma visão mais estratégica dos processos.

#04. Faça a renegociação dos pagamentos atrasados

Em alguns casos, por mais que uma empresa tenha as contas organizadas, pode acontecer de atrasar alguma coisa.

Quando isso acontece, não deixe de entrar em contato com a empresa responsável pela dívida para negociar essa conta. Se a dívida estiver atrasada com um fornecedor, por exemplo, você deve entrar em contato com ele para tentar reduzir ou eliminar os juros e multas, além de não ter seu abastecimento prejudicado.

Para Esposito, “Seu fornecedor com certeza estará interessado em realizar essa negociação. Afinal de contas, ele sabe muito bem que atrasos podem acontecer e, além disso, não quer perder um cliente”.

#05. Não misture suas despesas pessoais com as contas da empresa

Por mais que esse não seja um problema tão recorrente nas grandes empresas, alguns gestores de negócios menores acabam misturando suas despesas pessoais com as contas da empresa.

E isso não deve ocorrer sob nenhuma hipótese, ok? Um negócio que segue esse caminho pode lidar com consequências irreparáveis.

Desta maneira, é importante ter em mente que as suas contas não são as contas da empresa, e vice-versa. Além disso, os lucros não devem ir completamente para o seu bolso, já que é necessário utilizá-los para realizar investimentos na marca e manter o caixa da empresa. Sem investimentos, dificilmente uma empresa vai conseguir crescer rapidamente.

#06. Contrate uma empresa especializada em finanças

Se você está tendo dificuldades para organizar as finanças do seu negócio, a contratação de uma empresa que possua um serviço especializado pode ser uma boa alternativa.

As empresas que atuam com serviços financeiros vão te ajudar de diferentes formas. Ao contratar esses serviços serão pensadas e aplicadas soluções personalizadas, ou seja, de acordo com as necessidades e realidade do seu negócio, permitindo que estas sejam colocadas em prática de forma mais fácil e rápida.

Esse investimento pode trazer uma série de benefícios para o seu negócio, incluindo a economia de tempo e dinheiro. Portanto, não deixe de considerar essa opção.

Seja qual for o segmento de atuação da sua marca, é importante compreender que a gestão de contas a pagar é extremamente fundamental para garantir o crescimento dela.

Uma empresa que não possui o setor financeiro organizado precisa lidar com alguns desafios que poderiam ser facilmente evitados. E você não está em busca de mais desafios para a sua empresa, não é verdade? Pois bem, após conhecer essas dicas de hoje, com certeza você vai conseguir melhorar a situação financeira da sua marca.

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