Kiedy Plan Poprawy Wydajności Przyniósłby Korzyść Pracownikowi
Plan Poprawy Wydajności (PIP) to formalna metoda stosowana do rozwiązania problemów związanych z niską wydajnością pracownika, w tym tych dotyczących zachowań lub nie osiągania określonych celów pracy.
Czy jeden z twoich pracowników ostatnio nie spełnia twoich oczekiwań? Czy doprowadziło to do serii problemów, takich jak przekroczenie terminów, negatywne opinie klientów czy zmiany w dynamice zespołu? Jeśli tak, być może rozważasz pomoc pracownikowi w osiągnięciu sukcesu za pomocą Planu Poprawy Wydajności (PIP).
Opisz Plan Poprawy Wydajności (PIP). PIP to formalna metoda stosowana do rozwiązania problemów związanych z wydajnością, w tym tych dotyczących określonych celów pracy lub problemów behawioralnych. Strategia zawiera bieżące problemy oraz określa nowe rezultaty i działania wymagane do osiągnięcia ich. Ale biorąc pod uwagę twoje okoliczności, czy PIP to najlepsza opcja? Czy będzie skuteczny? Czy praca jest uzasadniona? Te wskazówki pomogą ci zdecydować, czy PIP to odpowiednia droga i jeśli tak, jak najlepiej go zastosować.
Dlaczego chciałbyś mieć PIP? Wydaje się rozsądne dać pracownikowi, który nie radzi sobie, szansę na poprawę zamiast karać go lub zwalniać bez ostrzeżenia. Mimo to, PIP-y mają złą opinię zarówno wśród pracowników, jak i niektórych ekspertów ds. zasobów ludzkich, którzy uważają je za wrogie, karne i dyktatorskie. Ponadto krytycy PIP twierdzą, że jeśli nie masz zamiaru zmieniać swojej decyzji, wymaganie od pracownika przejścia przez wymagający zestaw kryteriów jest niemal niemożliwe i że rozwiązanie problemu wydajności naturalnie prowadzi do zwolnienia z pracy.
Sposób i kiedy stosować Plan Poprawy Wydajności będzie decydować o tym, czy jest to wspierająca, pomocna droga naprzód, czy też wrogie, karne podejście pozbawione rezultatu.
Kiedy należy zastosować PIP? Przemyśl następujące warunki w celu skutecznego zastosowania PIP:
1. Widzisz jasno drogę do poprawy wydajności. Chociaż wydaje się to oczywiste, Plan Poprawy Wydajności powinien być stosowany tylko wtedy, gdy masz pomysł na pomoc pracownikowi w poprawie wydajności. Użycie podejścia PIP jest okrutne (oprócz marnowania czasu i pracy), jeśli nie jesteś gotowy na wprowadzenie zmian lub uznawanie poprawy, gdy się pojawi. Pominięcie PIP jest szczególnie istotne, jeśli pracownik złamał prawa, zasady lub regulacje, które sprawiałyby, że kontynuacja zatrudnienia jest niepożądana.
2. Regularnie zarządzałeś wydajnością i ustawiłeś zbiór celów. Upewnij się, że wcześniej angażowałeś się w normalne zarządzanie codzienną wydajnością, w którym ustawiałeś jasne oczekiwania dotyczące celów i wyników pracy, prowadziłeś szkolenia rozwojowe, udzielałeś konstruktywnej informacji zwrotnej i omawiałeś konsekwencje nieosiągnięcia celów przed przejściem do PIP. Zacznij od tego, jeśli wcześniej nie prowadziłeś przynajmniej kilku rund bardzo wyraźnego opartego na komunikacji codziennego zarządzania wydajnością. Poprzez regularne wsparcie i monitorowanie, twój pracownik może nadal mieć dużo miejsca do rozwoju, nie powodując tych samych negatywnych emocji, które wystąpiłyby w przypadku formalnego PIP.
3. Zapewniłeś odpowiednie narzędzia i wytyczne do sukcesu. Upewnij się, że przyjrzałeś się elementom poza kontrolą pracownika, które mogły spowodować problemy z jego wydajnością. Czy były niejasne oczekiwania, zbyt dużo pracy, braki w szkoleniach lub niewystarczające narzędzia dla pracownika do osiągnięcia sukcesu? Jeśli tak, obciążanie pracownika PIP-em nie jest zgodne z prawem. Po pierwsze, zajmij się elementami wsparcia.
4. Rozważyłeś ewentualne okoliczności łagodzące. Czy wziąłeś pod uwagę kwestie osobiste lub zdrowotne? Kiedy krytykowałeś poprzednie zadania pracownika, czy wymieniał on wydarzenia mające wpływ na jego wydajność poniżej poziomu odpowiedniego? Jeśli tak, zamiast rozpoczynać procedurę PIP, możesz zdecydować się skupić na tym, jakie wsparcie może zaoferować twój zespół, firma lub ty, aby pomóc pracownikowi w potrzebie. Ostatecznie po zakończeniu zadań przypisanych pracownikowi, możesz zdecydować się podążać ścieżką oficjalną, jeśli osoba nie spełnia swoich obowiązków.
5. Uzyskałeś opinie z zewnątrz. To, co wydaje się problemem wydajności, może być bardziej związane z konfliktem pomiędzy twoim stylem a stylem pracownika niż z rzeczywistą różnicą w wynikach. Pamiętaj, że najważniejsza jest wydajność, a nie osobowość. Aby ocenić częstotliwość problemu i określić, czy obawy pasują do PIP, upewnij się, że konsultujesz się z innymi, w tym HR.
Oto kilka sposobów, aby zwiększyć szansę sukcesu procesu, jeśli po przemyśleniu tych kwestii uważasz, że luki w wydajności są wynikiem czynników podlegających kontroli pracownika i że formalny proces poprawy jest najlepszym podejściem, aby pomóc.
Jak można uczynić PIP bardziej skutecznym? PIP powinien być wspólnym wysiłkiem, aby wspólnie osiągnąć sukces, a nie tylko szablonem.
1. Zajmij się fundamentalnymi przyczynami. PIP powinien być specyficzny dla osoby i przyczyn jej złej wydajności; nie powinien być ogólnikowy. Osoba o silnych zdolnościach, ale słabej motywacji, będzie wymagała innej strategii niż ta, która ma więcej chęci niż umiejętności.
2. Skoncentruj się na przyszłości. Poprzednie wydarzenia wymagają PIP, ale szablon PIP powinien skupiać się na przyszłości, jeśli chcesz opracować sensowną strategię. Jeśli zapełnisz PIP wcześniejszymi błędami, będzie to wydawać się karaniem, jakbyś wolał pozostać przy tym, co poszło źle, niż skoncentrować się na tym, co przynosić się przed nami.
3. Wyraźnie określ oczekiwania. Zdefiniuj cele wydajności, na ile to możliwe, korzystając z uzgodnionych pomiarów i obiektywnych celów. Tam, gdzie twoje oczekiwania są bardziej jakościowe, bądź jasny i konkretny co do akceptowalnej jakości pracy i unikaj niejasnego i subiektywnego języka, który tylko dodaje dodatkowej dezorientacji. Zastąp przymiotniki typu "precyzyjny" rzeczownikami lub czasownikami skierowanymi na konkretne czynności, jak "edytowany w celu usunięcia błędów ortograficznych i gramatycznych oraz tłumaczenia żargonu technicznego na język łatwo zrozumiały dla naszych klientów."
4. Oferuj ciągłą informację zwrotną. Przy założeniu, że strategia została opracowana, regularnie ją kontroluj, aby upewnić się, że pracownik zmierza we właściwym kierunku. Ciesz się z sukcesów i zapewniaj częstą informację zwrotną, stałe instrukcje i modyfikacje kursu. Ignorowanie tego tylko pomaga wspierać opinię, że PIP-y to jednostronny bilet do wyjścia przez drzwi.
5. Trzymaj się ustalonego terminu. PIP powinien postawić pracownika w pozycji, aby w krótkim czasie poczynił rzeczywisty postęp. W zależności od stopnia i złożoności zamierzonych zmian, określ termin PIP na jeden do trzech miesięcy. Jeśli zauważysz wyraźne polepszenie w tym okresie, możesz oficjalnie docenić ich wydajność i wznowić regularne zarządzanie wydajnością, kończąc tym samym PIP. Sześciomiesięczny lub dwunastomiesięczny okres kontroli to część wielu procedur PIP, które mają na celu zapewnienie ciągłego rozwoju.
6. Zdecyduj, gdzie kontynuować pracę. Jeśli nie nastąpiła wystarczająca poprawa wynikająca z zobowiązań planu, musisz zdecydować, czy przenieść osobę na inne stanowisko, w którym jest gotowa odnieść sukces, czy też przystąpić do rozwiązania umowy o pracę.
Ostatnią zaleceniem jest współpraca z działem HR przez te sześć etapów. Mogą oni udzielić informacji na temat polityki korporacyjnej, przedstawić studia przypadków udanych strategii, pomóc ci uzyskać odpowiednie szkolenie personelu lub wsparcie, oraz zaoferować obiektywną ocenę przez niezależną trzecią osobę, dotyczącą tego, jak możesz lepiej pomóc pracownikowi. Z punktu widzenia pracownika, korzystne byłoby również porozmawiać z inną osobą, która zna temat, ale nie ma takiego zaangażowania jak twój przełożony.
Jak właściwie wygląda Udany Plan Poprawy Wydajności? Załóżmy, że pod koniec okresu PIP, zachowanie lub jakość pracy pracownika nie zmieniły się na tyle, aby uzasadnić zachowanie go przy zatrudnieniu. Czy oznacza to, że proces PIP zawodził?
Nie do końca.
Czy proces PIP adresuje lub nie wydaje się, że rozwiązują się problemy z wydajnością pracownika, zakończenie procesu PIP ma wiele korzyści, jeśli naprawdę chcesz, aby ta osoba odniosła sukces. Po pierwsze, podkreślasz potrzebę sprawiedliwości i zobowiązania do właściwej procedury. Po drugie, pokazujesz, że przykładasz wagę zarówno do działań, jak i wyników. Po trzecie, nawet jeśli proces PIP powinien być poufny, natychmiastowe rezultaty - czy to poprawa, czy usunięcie z roli - uspokoją członków zespołu, którzy prawdopodobnie cierpieli z powodu niskiej wydajności swoich kolegów. Po czwarte, możesz wykorzystać kolejne podejście do zrozumienia niejasnych standardów wydajności, niewystarczających zasobów lub złych praktyk rekrutacyjnych.
Prawidłowo i mądrze stosowana, metoda PIP może poprawić wydajność, kulturę, zaangażowanie i relacje zespołowe.
