Komunikacja organizacyjna ma znaczenie
Wszelkie wewnętrzne komunikacje korporacyjne - między pracownikami, przedstawicielami, menedżerami i oficerami prasowymi - stanowią komunikację organizacyjną. Sukces organizacji zależy od dobrej komunikacji. Udoskonalona komunikacja sprawia, że firmy stają się bardziej efektywne. W tym poście wyjaśniamy rodzaje komunikacji organizacyjnej i dlaczego są one ważne.
Dlaczego komunikacja organizacyjna ma znaczenie? Organizacje prosperują dzięki spójnemu wizerunkowi marki i obrazowi z powodu skutecznej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Menedżerowie potrzebują komunikacji organizacyjnej do planowania i realizacji inicjatyw.
Ważne komunikacje organizacyjne obejmują:
Tworzenie dobrego miejsca pracy Podniesiony morale sprzyja tworzeniu dobrego środowiska pracy, które zwiększa sukces korporacyjny. W otwartym środowisku komunikacyjnym pracownicy znają swoje role i oczekiwania korporacyjne. Pracownicy rozumieją, jak osiągnąć swoje cele, poprawiając morale i retencję. Otwarte kanały komunikacyjne pozwalają kierownictwu słuchać i radzić sobie z problemami kadrowymi. Ta skuteczna komunikacja w miejscu pracy sprawia, że wszyscy pracownicy czują się docenieni i uwzględnieni w decyzjach korporacyjnych.
Zwiększenie motywacji pracowników Ustalenie klarownych i realistycznych celów za pomocą komunikacji firmy pomaga motywować pracowników. Menedżerowie mogą wyznaczyć jasne cele dla personelu, znając wymagania i procedury zadań. Komunikacja organizacyjna może również zapewnić informacje zwrotne, aby pomóc pracownikom poprawić swoje umiejętności zawodowe i budować wiedzę branżową. Motywacja zwiększa wydajność pracowników i produkcję korporacyjną.
Promowanie rozwoju Sukces biznesowy zależy od dostosowywania się do potrzeb rynku i klientów. Skuteczna komunikacja wewnątrz organizacji sprzyja rozwojowi korporacyjnemu i przywództwu rynkowemu. Poprzez otwarte kanały komunikacyjne pracownicy i zarząd mogą dzielić się pomysłami, omawiać zmiany polityki i szybko znajdować rozwiązania na nowe problemy. W ten sposób organizacja pozostaje na bieżąco z najlepszymi praktykami i doskonali swoje usługi dla klientów.
Zapewnianie istotnych informacji Wszyscy pracownicy potrzebują informacji do wykonywania swoich zadań, dlatego komunikacja biznesowa jest kluczowa. Członkowie zespołu posiadają dane, zasady i fakty potrzebne do skutecznego wykonywania swoich obowiązków. Utrzymywanie produktywności personelu i wglądu w działalność biznesową wymaga rozpowszechniania informacji w całej organizacji. Menedżerowie mogą również użyć informacji do podejmowania decyzji i rozwiązywania problemów.
Budowanie umiejętności menedżerskich Skuteczna komunikacja organizacyjna doskonali umiejętności menedżerskie. Jasna, zdecydowana komunikacja poprawia zarządzanie poprzez przydzielanie obowiązków, zachęcanie personelu, rozwijanie relacji i rozwiązywanie sporów. Otwarta komunikacja między menedżerami a personelem zachęca do realistycznego rozwiązywania problemów i efektywnej reakcji na nieoczekiwane wyzwania.
Utrzymywanie zgodności z polityką firmy Reguły firmy ustanawiają jasne wytyczne dla różnych sytuacji pracy. Polityki, od kodeksów postępowania pracowników po procedury dyscyplinarne, ujednolicają oczekiwania, przyspieszają procesy i promują bezpieczne, dostępne miejsca pracy. Strategia komunikacji sprawia, że wszyscy pracownicy czują się wspierani i mile widziani. Aby ustalić klarowne standardy pracy i promować otwartą komunikację, menedżerowie informują pracowników o zasadach firmowych i nowych procesach. Menedżerowie mogą użyć podręcznika pracownika, współdzielonego elektronicznego repozytorium zasad lub innego medium do osiągnięcia tego celu.
Promowanie współpracy personelu Komunikacja organizacyjna pomoże zespołom osiągać cele razem. Komunikacja jest kluczowa do tworzenia środowisk współpracy, zachowania wspólnej wizji i upraszczania skomplikowanych procedur. Ta komunikacja pomaga również liderom zrozumieć role członków zespołu w większych zespołach. Menedżerowie muszą korzystać z formalnej i nieformalnej komunikacji, aby dostarczyć istotne informacje i promować współpracę oraz otwartą dyskusję.
Budowanie rozpoznawalności marki Marki są utrzymywane przez firmy. Lojalność klientów i przychody rosną, gdy klienci rozpoznają Twoją markę za pośrednictwem publikacji w mediach społecznościowych i wewnętrznych notatek. Spójny ton i styl we wszystkich komunikatach promują wizerunek firmy. Większe firmy wykorzystują standardy marki do standaryzacji swoich komunikatów, tworzenia unikalnych stylów mediów społecznościowych i ustanawiania profesjonalnej obecności na rynku.
Skuteczne rodzaje komunikacji organizacyjnej Organizacja musi wiedzieć, kiedy i jak stosować różne metody komunikacji, aby komunikować się skutecznie. Ta wiedza pozwala pracownikom zdać sobie sprawę, która metoda komunikacji najlepiej nadaje się do różnych sytuacji, zwiększając produktywność w miejscu pracy i wydajność korporacyjną. W pracy organizacje korzystają z technik komunikacji takich jak:
Komunikacja pisemna Teksty są ważne dla przekazywania konkretnych informacji i powielania komunikacji. Komunikacja pisemna stosuje krótkie akapity, aby zwrócić uwagę czytelników. Komunikacja pisemna może być mniej interesująca niż ta ustna. Pamiętaj, aby rozważyć odbiorcę podczas pisania, aby użyć odpowiedniego tonu i struktury. Przykłady pisemności w miejscu pracy obejmują:
E-maile, papiery i instrukcje Memoranda, tablice ogłoszeń pracowniczych i biuletyny Znaki i plakaty
Komunikacja ustna Praca zespołowa często opiera się na komunikacji ustnej. Doskonała komunikacja werbalna może poprawić współpracę w miejscu pracy, wymianę pomysłów i wyrażanie obaw. Tono, znaki niewerbalne i otoczenie wpływają na komunikację ustną. Komunikacja werbalna wymaga precyzji mowy i ostrożnego słuchania, aby uniknąć nieporozumień. Profesjonalne organizacje stosują strategie komunikacji ustnej takie jak:
Spotkania w osobie Luźna rozmowa Spotkania wirtualne Rozmowy telefoniczne, prezentacje, przemówienia
Komunikacja hierarchiczna Hierarchia firmy określa kierunek komunikacji. Firmy mogą poprawić relacje, identyfikując swój styl komunikacji hierarchicznej. W hierarchii firmy, komunikacja w górę oznacza wyrażanie pracownikom problemów lub pomysłów dla zarządu. Pracownicy znają procedury biznesowe do zwracania się do wyższych członków personelu na luźne rozmowy lub korespondencję. Komunikacja zstępna następuje, gdy kierownicy lub liderzy zespołu zbliżają się do pracowników na niższym szczeblu. Menedżerowie mogą delegować, skarżyć się lub udzielać konstruktywnej krytyki. Menedżerowie szanują i ponoszą odpowiedzialność za pracowników podczas tych spotkań, ponieważ komunikujący się jest starszy. Personel łączy się z kolegami i innymi na tym samym poziomie organizacyjnym w komunikacji poziomej. Chociaż nieformalne, te codzienne rozmowy są istotne dla satysfakcji pracowników i zachowują profesjonalizm.
Komunikacja zespołowa Nieformalne, oparte na zespołowym komunikacyjnym komunikaty korporacyjne sprzyjają współpracy, kreatywności i rozwojowi. W zespole pracownicy otwarcie dyskutują pomysły i dzielą się istotnymi informacjami za pomocą różnych kanałów. Szybka komunikacja zespołowa obejmuje burzę mózgów na spotkaniach i wymianę krótkich punktów na wspólnym elektronicznym obszarze roboczym. Komunikacja oparta na zespole sprzyja kreatywności i innowacji w rozwiązywaniu problemów i pracy zespołowej z powodu swobodnego tonu i sposobu postępowania. Te komunikaty organizacyjne często nie pozostawiają śladu papierowego ze względu na swoją rozmowną naturę.
Komunikacja oficjalna Pisanie jest powszechne w komunikatach formalnych, które często obejmują spotkania w firmie i ogłoszenia. Są one inne niż rozmowy nieformalne, takie jak szef odpowiadający na pytanie na ulotce lub dwóch pracowników omawiających projekt podczas obiadu. Komunikaty formalne tworzą oczekiwania pracownicze, dokumentują zdarzenia i spełniają wymagania korporacyjne poprzez pisane procesy. Komunikaty formalne przechodzą przez hierarchię firmy i pomagają utrzymać praktyczne, systematyczne podejście do biznesu. Komunikaty formalne w korporacjach obejmują zasady i procedury.
Komunikacja zewnętrzna Komunikacje zewnętrzne to każde publiczne lub wychodzące wiadomości. Ponieważ obcy mogą widzieć te interakcje, powinny spełniać wymagania dotyczące Twojej marki i być miłe. Do tworzenia dobrego wizerunku marki w mediach społecznościowych, materiałów prasowych i kampanii marketingowych zatrudniani są twórcy treści i menedżerowie mediów społecznościowych. E-maile do partnerów i spotkania z kontrahentami są komunikatami zewnętrznymi. W związku z tym wszyscy pracownicy otrzymują szkolenie z profesjonalizmu w komunikacji zewnętrznej swojej firmy.
