O home-office veio para ficar: como lidar com a tecnologia, a produtividade e o mercado imobiliário

A pandemia de Covid-19 (coronavírus) levou especialistas de várias áreas a pensarem sobre o futuro de diversos aspectos da sociedade. Uma das questões levantadas é sobre as formas de trabalho, ponto que já verifica mudanças importantes desde o início do isolamento social.

De acordo com um relatório produzido pelo software Capterra e pelo Instituto de estudos Gartner, 77% das pequenas e médias empresas brasileiras adotaram o home-office após a quarentena. Entre os nove países pesquisados, incluindo o Brasil, a média de PME’s que está atuando em home-office foi de 59%.

Além desses negócios, que estão em sua maioria se adaptando a essa nova realidade, gigantes como a Google, Twitter e Facebook já anunciaram a prorrogação do trabalho de casa. No Brasil, a XP Investimentos anunciou que manterá o home-office até o final de 2020.

Nesse cenário, uma das dúvidas que fica na cabeça de empresários, diretores e funcionários é se esses empreendimentos voltarão para o ambiente corporativo ou manterão parte de seus colaboradores trabalhando de casa.

Tecnologia: a mola propulsora

O trabalho remoto só é possível porque atualmente existem diversas ferramentas tecnológicas que permitem que o funcionário e a empresa se conectem para manter as atividades mesmo à distância.

Sylvia Bellio, especialista em infraestrutura de TI e CEO da it.line, empresa eleita por quatro vezes consecutivas a maior revendedora da Dell Technologies no Brasil, comenta que a princípio as empresas se adaptaram de forma passageira para exercer o home-office e, algumas até de forma improvisada. Mas a experiência vem se demonstrando bem-sucedida para diversos tipos de negócios, ao ponto de levar a revisão do que era temporário para, possivelmente, se tornar permanente.

“Algumas empresas perceberam com a prática que poderia ser mais econômico e assertivo investir em tecnologia para trabalhar remotamente do que reter os funcionários dentro das companhias”, afirma.

Segundo Sylvia, existem inúmeras ferramentas que viabilizam que a experiência do trabalho remoto se torne bem semelhante ao do ambiente corporativo tradicional. Com esta multiplicidade de  ferramentas de gestão, segurança, acesso, comunicação, entre outras, a especialista destaca a importância de as empresas fazerem uma boa gestão de TI dentro da otimização de custos e das necessidades de cada negócio.

A especialista lembra, também, que para o home-office ser produtivo e seguro é necessário que os empreendimentos tenham boas governanças de TI. Ela explica que as regras, limites de uso e conhecimento das tecnologias precisam ser claras.

Bellio elenca as principais ferramentas para realizar um bom trabalho remoto e os principais cuidados em relação a elas que gestores e colaboradores precisam ter:

– Segurança digital:  o uso de equipamentos pessoais ou da empresa exige que haja um alerta específico em relação à segurança digital. O aparelho precisa possuir softwares como antivírus, firewall, antispyware e outras ferramentas de controle. Além disso, gestores e colaboradores precisam passar por treinamentos específicos para não passarem dados e senhas para pessoas estranhas por telefone, por exemplo;

– Conexão de internet: é preciso que os colaboradores fiquem atento se a conexão de Wi-Fi de casa é segura e possui protocolos de segurança como WPA ou WPA2, que possuem boas encriptações e podem proteger a internet caseira. Além disso, o pacote de provedor tem que ser compatível com a demanda que o profissional irá desempenhar, como por exemplo, se é só para acessar internet e e-mail ou se precisa de mais capacidade para rodar programas mais complexos;

– VPN: a VPN, ou rede privada virtual, é importante para interligar equipamentos (celulares e computadores) que estão separados de um mesmo ambiente físico. Essa rede permite a troca de dados de maneira bastante segura, pois permite a criptografia dessas informações. Além da VPN privada, existe a VPN pública que “esconde” o IP de um computador e protege aquela máquina de ser identificada na internet;

– Softwares: um dos principais pontos nesse quesito é que as aplicações devem ser sempre originais e com licença de uso. Além disso, é importante alertar aos funcionários sobre o quão é desaconselhável fazer downloads de arquivos como filmes, músicas e jogos no computador da empresa. O ideal é ter uma máquina para cada uso;

– Armazenamento em nuvem: uma das ferramentas que mais contribuiu com a adoção em larga escala do trabalho remoto em vários setores da economia é a chamada “cloud computing”. Popularmente conhecida como “nuvem”, esse método de armazenamento de informações permite uma troca segura de dados entre empresas e colaboradores. Além disso, outro aspecto interessante é que a tecnologia não consome a memória física do computador e pode servir como backup;

– Comunicação: atualmente são vários os programas que permitem uma comunicação com colaboradores, seja por vídeo, texto ou áudio. Além dos já popular WhatsApp, programas de videoconferência como Hangouts e Microsoft Teams são essenciais para manter o diálogo entre as pessoas da empresa;

– Câmeras, fones de ouvido e microfones: o aumento do trabalho remoto evidenciou a importância de boas câmeras, fones de ouvido e microfones. Essas são peças essenciais para quem quer participar de uma videoconferência com colegas de trabalho e gestores. É importante ficar atento a qualidade desses equipamentos porque eles farão com que uma chamada de vídeo seja compreensível e que a sua mensagem e a dos outros fique bastante clara e sem ruídos;

– Ferramentas de organização: além da comunicação, é possível acompanhar as tarefas de colaboradores a partir de aplicativos de gerenciamento de atividades. Eles são importantes porque podem mostrar o passo a passo dos trabalhos e estipular metas e prazos;

– Controle de ponto: o mercado atualmente também possui softwares e aplicativos que realizam o controle de ponto, o que é importante para marcar inícios e finais de jornada de trabalho. É importante lembrar que apesar de estar em casa, o colaborador não está a serviço da empresa 24h por dia e precisa continuar com uma rotina bem definida de horários de trabalho e de descanso.

Impactos no mercado imobiliário

Claudio Fauza, arquiteto e diretor da Alphaz Incorporadora, uma empresa que desenvolve projetos imobiliários sustentáveis de ponta a ponta e promove um estilo de vida saudável, explica que a Covid-19 está fazendo com que as empresas reavaliem seus espaços e considerem readaptações definitivas das operações de trabalho. Ele defende que essa mudança de pensamento trará um grande impacto para o mercado imobiliário.

“A necessidade de grandes espaços para locais corporativos pode mudar drasticamente em alguns setores. Isso vai impactar as ofertas desses espaços, já que existirá uma tendência de que eles comecem a ficar ociosos. Como consequência desse movimento, o valor desses imóveis será impactado também”, argumenta.

Claudio afirma que muitos negócios estão começando a perceber que o custo operacional fixo com o aluguel de imóveis e energia elétrica, por exemplo, podem ser impactantes em seus faturamentos. Por isso, nesse momento de alta no trabalho remoto a percepção é que grandes escritórios comerciais podem representar perdas e não ganhos. Ele afirma que essa mentalidade tem surgido porque na outra ponta os colaboradores têm se mostrado produtivos atuando em suas casas.

O diretor da Alphaz pontua que outra alteração no mercado imobiliário estará justamente nas casas das pessoas. Segundo ele, os próprios colaboradores estão pensando em adaptar espaços internos para transformá-los em verdadeiros ambientes de trabalho. E, segundo Fauza, as incorporadoras vão precisar pensar em projetos que considerem a importância dos “escritórios” dentro das residências.

“Além das mudanças e novos arranjos dos cômodos das casas, que serão transformados em escritórios corporativos, também poderemos ter uma descentralização das moradias. Uma vez que o trabalho é realizado à distância, muitas pessoas optarão por morarem longe de grandes metrópoles como a praia ou no interior”, afirma.

Alexandre Cesarino, sócio fundador da GAEA Consulting, empresa de tecnologia DevOps, confirma algumas das tendências citadas por Claudio. Ele afirma que a empresa deve procurar uma sede menor, que deverá comportar somente funcionários da parte comercial. De acordo com ele, os colaboradores da parte operacional deverão atuar de maneira remota por definitivo.

Ele explica que essa mudança está sendo planejada por causa dos menores custos de um local menor e do retorno em produtividade dos colaboradores.

“A companhia estava testando o home-office durante alguns dias na semana antes mesmo da pandemia. A crise acabou fazendo com que todos os colaboradores fossem para casa, sendo que o resultado tem sido muito positivo. Por causa disso, decidimos que uma parte dos colaboradores vai ficar em casa permanentemente, mesmo depois que essa situação passar”, diz.

Dicas de produtividade

Outro aspecto que pode surgir como um desafio para pessoas que estão trabalhando de maneira remota pela primeira vez é: como manter a produtividade? A novidade da mudança do trabalho do escritório para o “quarto” de casa pode acabar trazendo dificuldades para muitos trabalhadores que vinculam sua atividade ao ambiente corporativo.

“Muitos profissionais acabam se queixando de ter a sensação de correr o dia todo para realizar suas tarefas e, ao chegar no final, sentir frustração por não ter conseguido cumprir todas elas. Por isso, nesse cenário a gestão do tempo é fundamental para se adequar a este novo formato de trabalho”, explica Gaya Machado, que é especialista em desenvolvimento do potencial humano. A especialista enumera quatro dicas para que o home office seja mais efetivo:

– Organize: o maior vilão da produtividade é um cérebro abarrotado de informações. Lembrar e organizar mentalmente projetos, tarefas e ideias demanda muito tempo e energia. Escolha um lugar para gerenciar suas tarefas. Pode ser um aplicativo, uma agenda, um quadro ou um bloco de notas. Quando você libera espaço na mente, transferindo tudo o que poderia te preocupar para outro lugar, consegue ser muito mais produtivo.

– Elimine os desperdiçadores de tempo: ao fazer um check-up de como lidamos com nossas atividades no trabalho, podemos nos surpreender com a quantidade de desperdiçadores de tempo que encontramos. Reuniões longas, sem pauta detalhada e sem hora definida para início e fim; e-mails que copiam muitas pessoas e que você não precisaria acompanhar e grupos de WhatsApp com assuntos que tomam muito tempo e não contribuem com a rotina de trabalho são alguns deles. Para não cair nestas armadilhas, Gaya Machado orienta: “identifique quais são os seus desperdiçadores e tome providências para evitá-los. Uma dica é tirar uma hora específica do dia para se atualizar brevemente sobre temas que não precisem de um acompanhamento em tempo real. Em uma só vez você se informa e não gasta tempo desnecessários com interrupções constantes”.

– Programe pausas: na rotina do home office trabalho e vida pessoal se misturam e muitos acabam deixando de lado pausas como pequenos intervalos para um café ou mesmo para as refeições principais. Gaya Machado explica que não devemos negligenciar estes intervalos, pois as pausas são fundamentais para que nosso cérebro se recupere e produza com qualidade. Quem não respeita o timing do organismo para se alimentar e ter momentos de descanso corre o risco de ter um esgotamento chamado “fadiga de decisão”, quando o profissional não consegue mais tomar decisões de qualidade, pois sua energia mental se esgotou.

– Não seja multitarefa: Muitos acreditam que ser multitarefa é uma estratégia de produtividade, mas Gaya Machado explica que, segundo a neurociência não somos multitarefas. “O que fazemos é mudar de uma tarefa para outra muito rapidamente, mas não fazemos ao mesmo tempo. E, em vez de nos tornar mais produtivos, este hábito tem um custo cognitivo muito alto para o organismo, pois pode estimular exageradamente o cérebro e causar ‘neblina mental’ ou pensamento confuso”. A especialista orienta: “para ser mais produtivo, faça primeiro as tarefas mais importantes, pois, além de não sentir a pressão do tempo passando, você utiliza a sua melhor capacidade mental. Se você deixar o que realmente importa para o final do expediente, corre um grande risco de não conseguir fazer a melhor entrega e se frustrar”, conclui.