Documentos fiscais são extremamente importantes para qualquer empresa. Afinal, é a partir deles que se extraem dados fundamentais relacionados às movimentações de caixa, como as entradas e saídas de dinheiro, relações financeiras e contratuais com outras empresas, sejam elas fornecedores ou compradores, informações importantes relacionadas às obrigações fiscais, como recolhimento de impostos e questões trabalhistas, entre outras finalidades.
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Por essa razão, uma boa gestão desses documentos é fundamental para a manutenção da saúde financeira da empresa, bem como da sua saúde fiscal e legal. Através de boas práticas, é possível otimizar o tratamento e armazenamento desses documentos, de forma a auxiliar a busca por uma nota fiscal em um cenário de auditoria, por exemplo, além de agilizar processos burocráticos que dependem deles, como os processos contábeis.
A boa gestão deve tratar corretamente o documento, desde sua chegada ou criação até seu descarte final. No meio tempo, deve estar atenta quanto às questões legais que envolvem essa estrutura, que podem envolver multas e até punições mais severas para as empresas que não cumprem a obrigação junto ao Fisco. Isso inclui perda de documentos, não apresentação quando solicitados pelo governo, entre outras situações.
A gestão documental deve dar conta da organização e da guarda dos documentos. Em um primeiro momento, o ideal é categorizá-los e separá-los em grupos coesos para facilitar a busca. Os critérios dependem de cada aplicação. Classificá-los por nome de fornecedor, por data, pagos e não pagos, por nome de cliente, enfim. Faça backups na nuvem destes documentos e deixe a informação disponível da maneira mais fácil e intuitiva possível.
Para ter mais segurança, certifique-se da autenticidade de cada documento recebido. Isso evitará problemas futuramente e pode ser feito facilmente através da assinatura digital, a qual muitos documentos já possuem. Por isso, prefira documentos virtuais, ao invés de papel. Além de ser ecologicamente mais correto, torna todo o acesso mais fácil, não ocupa espaços físicos da empresa, poupando dinheiro, e também é mais seguro contra perdas, a própria ação do tempo e até mesmo contra acidentes.
É necessário atentar-se também que muitos documentos possuem um tempo mínimo determinado por lei que diz respeito ao seu armazenamento. As guias de recolhimento do Fundo de Garantia devem ser armazenadas por 30 anos, enquanto contratos de trabalho devem ser guardados por tempo indeterminado. Por isso, é necessário ter cuidado com o descarte de documentos para não cair em problemas fiscais.
Uma vez que os arquivos estejam bem categorizados, a entrada e saída de notas e documentos esteja com um fluxo dinâmico e controlado, é hora de fazer auditorias de tempos em tempos para assegurar que o processo está fluindo corretamente. A manutenção da gestão de documentos passa pela necessidade de aferir continuamente se tudo está dentro da conformidade.
Por último, é interessante considerar a utilização da tecnologia na gestão. Softwares inteligentes podem centralizar e gerenciar grandes volumes de informação, facilitando e agilizando o acesso aos documentos. Sistemas de gestão podem auxiliar na emissão de notas, relatórios fiscais e contábeis, e são um grande aliado na produtividade da empresa.
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