Você sabe o que é Kanban?

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Organizar um ambiente de trabalho parece ser extremamente difícil, principalmente quando os gestores parecem não ter um plano de gerência. Nesse contexto, foi criado o sistema chamado Kanban, capaz de dar o norte que essas empresas necessitam.

A necessidade de uma boa gerência não vem de hoje, visto que diversas companhias já passaram por muitos perrengues ao notarem que produtos essenciais estavam em falta no estoque, enquanto outros que mal eram utilizados estavam sobrando.

Nos anos 1960, uma empresa japonesa desenvolveu um sistema capaz de mudar essa realidade e colocar ordem nos estoques e processos de qualquer empresa que começar a aplicar passo a passo. Esse sistema é o Kanban.

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Neste artigo, falaremos sobre esse grande método desenvolvido para ajudar desde os maiores empresários com grandes estoques, até lojas pequenas ou a prestação de um serviço, como a administracao de restaurante corporativo. Acompanhe!

O Kanban e sua estratégia visual 

O ser humano é extremamente visual, e acredita-se que pelo desenvolvimento de nossa consciência e a baixa necessidade de agir com instintos animalescos, fez com que fôssemos nos tornando cada vez dependentes de exemplos visuais.

Pensando nisso, o Kanban é totalmente focado em estratégias visuais, separando em cartões coloridos os tipos de produtos e status de urgência. Assim, qualquer pessoa que batesse o olho no painel e conhecesse o método, poderia saber a situação do estoque.

De maneira mais clara, o Kanban é uma estratégia ágil e visual que garante a organização de um estoque ou faz a gestão das tarefas de um projeto por meio de um sistema organizado de cores e blocos separados.

Antes, tudo era feito de maneira escrita como um caderno brochura personalizado, mas com o tempo, as pessoas começaram a se utilizar dessa estratégia para praticamente todos os painéis que necessitam uma rápida compreensão.

Além disso, existem sites e softwares famosos que fazem o gerenciamento das tarefas utilizando especificamente o Kanban como método principal. Afinal, como dissemos, ele procura ser ágil e visual.

Ágil por saber determinar o tempo correto para realização de cada tarefa sem sobrecarregar ou deixar as equipes ociosas, e visual por utilizar um esquema colorido capaz de ser compreendido pela pessoa mais simples da equipe. 

Ademais, o Kanban não é uma listinha colorida. Muitas pessoas o confundem como o fichário de uma estudante do ensino médio, todo organizado com cores e adesivos diferentes, mas não podemos simplificar uma estratégia utilizada por gigantes para isso. 

Fazer o Kanban é ter conhecimento amplo de seu estoque e da capacidade de trabalho de toda uma equipe. É pensar em um projeto e estipular tempos corretos para realização de cada um das tarefas e atividades diárias. 

Ao mesmo tempo que os gestores organizam as equipes realizando um trabalho parecido com de uma empresa de sinalizacao de transito, eles acabam tendo de descobrir maneiras de reduzir gastos e aumentar a produtividade de todos os envolvidos.

Todo esse sistema é integrado de maneira clara e todos os envolvidos sabem o que devem realizar dentro do planejamento, facilitando toda a comunicação no gerenciamento do projeto.

Conhecendo a estrutura do Kanban 

O Kanban segue uma estrutura básica, capaz de ser reproduzido por diversas pessoas, pois é relativamente simples.

O que dificulta é o número de tarefas a serem colocadas dentro do projeto e o tempo dele, mas se tudo for devidamente planejado, não haverá problemas.

A estrutura é composta por quadros, colunas e cartões, cada um deles representando uma espécie de hierarquia a ser seguida. 

A maneira como esses quadros são organizados varia de cada companhia. Por exemplo, uma assistencia tecnica de lavadora industrial será diferente de um restaurante, mas a hierarquia estrutural deve ser preservada por todas elas.

O primeiro é o quadro, ele é basicamente visto como um general, ou seja, o projeto como um todo. Existem tipos de Kanban onde um projeto tem vários quadros que é de responsabilidade de equipes diferentes ou pela mesma equipe.

Em seguida, temos as colunas que são as etapas do projeto. Cada coluna é, respectivamente, uma etapa a ser seguida pelo projeto. Entende-se que ao chegar na última coluna, as etapas anteriores já estarão concluídas.

É possível que duas colunas possam ser gerenciadas de maneira simultânea, mas esses casos são destacados dentro do Kanban de modo detalhado. 

Por fim, temos os cartões que são especificamente todas as tarefas a serem realizadas dentro do projeto.

As colunas podem ser divididas em três etapas: tarefas a fazer, tarefas que estão sendo feitas e tarefas realizadas. Dessa forma, são destacadas de maneira bem clara a atual situação de cada tarefa.

Os cartões devem ser definidos com o nome da tarefa a ser cumprida, as pessoas responsáveis por estarem realizando-as, o tempo que cada tarefa terá para ser concluída e as atividades que estão sendo realizadas dentro daquela tarefa.

Tudo isso fisicamente ou utilizando um software para auxílio. Se em um determinado dia houver um almoco em empresas aliadas, por exemplo, isso também deve estar destacado no Kanban. 

As cores como identificação são de muito uso pessoal de cada empresa. Em um controle de estoque, o vermelho pode ser estado crítico, já o verde que está concluído. 

Assim como os cartões de tarefas críticas podem ter uma cor diferente das que tiverem maior tempo de preparo.

Por que investir e quais são as vantagens dessa ferramenta? 

O Kanban é utilizado por praticamente todas as empresas que trabalham com um número grande de produtos e funcionários. Ter uma visão panorâmica de tudo o que está ocorrendo fará com que você como líder de uma equipe possa enxergar tudo de forma mais fácil.

A metodologia que o Kanban aplica também pode ser expandida para a vida pessoal de cada pessoa, montando uma espécie de gestão de vida. Pessoas que usam o Kanban em sua vida pessoal conseguem economizar cerca de 30% a mais tempo que as outras.

Planejar uma viagem ou um casamento? Ou que tal não esquecer de comprar aquele armario de aco de escritorio que tanto falta, mas nunca há tempo”para comprar? Veja que o Kanban pode ir além do óbvio e passar a organizar tudo o que tocamos.

Agora, falando em vantagens, podemos fazer uma lista de benefícios que essa metodologia traz tanto para a nossa vida pessoal como profissional:

  • Autonomia na realização das tarefas;
  • Priorizar tarefas de fato importantes;
  • Redução de gastos de tempo e dinheiro;
  • Aumento na produtividade pessoal e de toda a equipe;
  • Melhoria na colaboração entre todos.

Esse último ponto é importante a ser destacado devido a consciência de toda a equipe de estar sendo liderada por uma pessoa que tem total conhecimento do que está sendo realizado no projeto.

Os colaboradores esperam de seu líder um conhecimento sobre o que estão fazendo, e quando o Kanban é aplicado junto a experiência que o gestor tem, fará com que o estudo seja mais claro para todos. 

Isso aumenta de maneira gradual a confiança que as pessoas têm com o gestor e é capaz de aumentar por empatia a produção de todos os envolvidos. Além disso, imprevistos que podem ser calculados, são rapidamente resolvidos sem causar muitos prejuízos. 

Isso porque você dá atenção para as atividades necessárias, e assim, tem mais tempo para lidar com situações esporádicas, comuns de acontecer em um sistema de projeto que envolve muitas pessoas e muitas tarefas simultâneas.

Se preciso, faça a impressao banner lona de todo o Kanban que elaborou e deixe bem nítido em um painel para que todos possam ver e entender o que estão fazendo ali. A comunicação clara e a transparência são essenciais para a gestão de qualquer equipe.

Bônus: o Kanban no empreendedorismo 

É claro que não poderíamos deixar de falar das pessoas que se arriscam para lidar com uma empresa sozinhos, são o porto seguro de muitas outras que dependem da prestação de serviço ou loja que um empreendedor sonhou em realizar.

Um dos grandes erros de uma microempresa é a organização das tarefas, fluxo de caixa e estoque. Isso ocorre pois a demanda é grande para pouca tecnologia e principalmente poucas pessoas ajudando. 

Aplicar o Kanban nessa realidade por ser uma saída para que tudo possa ser feito de maneira mais organizada. Você mostrará para as pessoas que consegue organizar todas as tarefas da semana e do mês de maneira clara e ágil.

Isso pode ser feito criando quadros de estoque que mostram tudo o que precisa ser comprado e quadros de gestão de atividades para mostrar o que deve ser feito e por quem deve ser feito. 

Seja qual for o seu empreendimento, se vende uma  squeeze metal personalizado tampografia ou um salão de beleza, lembre-se do Kanban como método de organização. 

Reforçarmos que existem sites e plataformas integrados para plataformas mobile que possibilitam com que qualquer pessoa possa criar um Kanban de maneira rápida e organizada, dar acesso a todos os colaboradores e atualizar conforme a conclusão. 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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