Organizacja pomaga pracować szybciej, lepiej radzić sobie z problemami i utrzymać motywację. Oto 15 wskazówek organizacyjnych na dzień roboczy:
1. Lista zadań Codzienne spędzenie pięciu do 10 minut rano na napisaniu listy zadań, na papierze lub cyfrowo, może pomóc skupić się i zwiększyć produktywność. Codzienne dodawanie punktów do listy początkowej może pomóc ci skoncentrować się. Niektórzy ludzie znajdują krótką listę większych zadań przytłaczającą, więc podzielenie ich może pomóc im uniknąć zwlekania.
2. Trzymaj swoje stanowisko pracy w czystości. Spędź kilka minut każdej nocy na posprzątaniu swojego biurka i usuwaniu zbędnych przedmiotów. Uporządkuj śmieci, odłóż długopisy do szuflady lub organizerów i poukładaj papiery porządnie. Nawet możesz napełnić swoją butelkę wody, aby uniknąć porannych kłopotów. Dotyczy to również bałaganu cyfrowego. Kiedy jest wiele plików i aplikacji na pulpicie, komputer uruchamia się powoli, więc regularne porządkowanie i aktualizacje mogą zapobiec awariom i spowolnieniu. To może również pomóc Ci szybciej odnaleźć aplikacje i pliki. Możesz zacząć pracę od razu następnego dnia zamiast porządkować.
3. Trzymaj się harmonogramu. Niektórzy ludzie najlepiej pracują rano, inni wieczorem. Dowiedz się, kiedy jesteś najbardziej produktywny i pracuj wtedy. Wybór harmonogramu jest ważny, ale również jego przestrzeganie. Tworzenie trwałych nawyków wymaga konsekwencji. Regularność w twoim harmonogramie może zwiększyć produktywność. Znając swoje godziny pracy pomaga nauczyć twoje mózg do aktywności.
4. Przerwy Zrób sobie 10-15 minut co dwie godziny, żeby się rozprostować i skupić na czym innym, żeby zachować energię i pasję do pracy. Jeśli to możliwe, jedz z dala od biurka, żeby zrobić przerwę od pracy. Nieoczekiwane obowiązki w pracy to kolejny powód do częstych przerw. Niewielkie, zaplanowane przerwy w ciągu dnia pomogą Ci pokonać te problemy, nie czując się przytłoczonym.
5. Mniej wielozadaniowości Wielozadaniowość wydaje się być najlepszym sposobem na załatwianie spraw, ale nie zawsze jest to prawda. Wielozadaniowość może nawet trwać dłużej niż praca solo. Praca wymaga pewnej wielozadaniowości, ale bycie zorganizowanym pomoże Ci uniknąć nadmiernego wielozadaniowości.
6. Znajdź rozpraszacze Zarządzanie rozpraszaczami to kolejny sposób na organizację swojego dnia pracy. Typowe rozpraszacze to e-maile, SMS-y i połączenia. Na szczęście da się z nimi uporać. Żeby skupić się i uniknąć rozpraszania się przez świeże e-maile, zaplanuj pewne godziny na ich sprawdzanie. Możesz wyciszyć rozpraszający telefon lub schować go do szuflady, żeby uniknąć rozproszenia przez osobiste wiadomości. Choć nie zawsze można zaplanować przychodzące połączenia w pracy, możesz mieć sukces w ustalaniu wychodzących połączeń. Te metody mogą pomóc Ci unikać rozproszeń i ich czasochłonnych skutków.
7. Automatyzuj zadania, które możesz. Możesz wysyłać wiele e-maili albo być rozpraszany przez kogoś, kto potrzebuje twojego podpisu. Żeby zaoszczędzić czas i zmniejszyć rozproszenie uwagi, zautomatyzuj te zadania za pomocą technologii. Utrzymuj szablony dla często wysyłanych e-maili, żebyś mógł je dostosować i wysłać. Oprogramowanie do cyfrowego podpisu pozwala podpisywać dokumenty jednym kliknięciem. Automatyzowanie zadań pomaga skupić się i zorganizować.
8. Uporządkuj zadania według ważności. Zacznij swój dzień od największego, najbardziej stresującego zadania zamiast odpowiadać na e-maile. Może to zająć najwięcej czasu w twoim dniu, ale przyspieszy procesy. Zacznij od największych obowiązków może skłonić Cię do szybkiego wykonania mniejszych zadań bez zużywania całej swojej energii.
9. Planuj swój dzień według godzin. To szczególnie przydatne, jeśli masz wiele spotkań w ciągu dnia. Planowanie rzeczy co godzinę może uczynić twój dzień bardziej przewidywalnym. To może również zwiększyć produktywność, przypominając Ci o pracy, kiedy zaczynasz się rozpraszać.
10. Ustal cele i nagradzaj siebie Ustalenie celów może Cię zmotywować do lepszej pracy. Wyzwij siebie, żeby opracować codzienny plan działania, aby być zorganizowanym. Stawianie sobie zawodowych celów może pomóc Ci pozostać zainteresowanym pracą. Ustal cele, aby nagrodzić siebie, gdy je osiągniesz. Nagrody nie muszą być wybujałe. Mogą być takie proste jak zjedzenie przekąski po dużym wysiłku. Ustawianie i uznawanie celów pomaga skupić się i zaangażować w pracę, więc każda nagroda, która Cię stymuluje, jest korzystna.
11. Planuj dni w "partiach" pracy. Niektórzy ludzie odnoszą sukces organizując swój tydzień pracy i dzień pracy. Jeśli twoja praca polega na rozmowach telefonicznych i pracy administracyjnej, możesz odbierać połączenia w poniedziałki, środy i piątki oraz pracować we wtorki i czwartki. To pomaga skupić się i zwiększyć produktywność, nie czując, że musisz w każdej chwili zmieniać zadania. Ta metoda sprawdza się dobrze dla osób szczegółowo nastawionych, które nie mają nic przeciwko wykonywaniu tego samego zadania przez godziny.
12. Znajdź stresory Wiele osób zwleka z powodu stresów takich jak wątpliwości siebie, perfekcjonizm czy krytycyzm. Być może boisz się złych komentarzy na znane zadanie albo spóźnienia ważnego terminu. Zidentyfikowanie czegoś, co stresuje Cię, możemy pomóc Ci je zminimalizować i ułatwić trudne zadania. Rozmowa z przełożonym lub zespołem na temat strategii poprawy wydajności pracy i satysfakcji może zmniejszyć stres związany z pracą. Zidentyfikowanie stresorów w pracy pozwala Ci je pokonać i zaplanować swój dzień bez obawy czy zwlekania.
13. Planuj tygodniowo/miesięcznie. Codzienna lista zadań może pomóc Ci wykonać codzienne czynności, ale szersza lista na początku każdego tygodnia albo miesiąca może pomóc Ci zarządzać swoim czasem, żeby osiągnąć cele. Dla terminu na koniec miesiąca, ustaw tygodniowe cele, żeby zrobić wszystko na czas. Ustal codzienne cele, żeby dalej rozbić swoje cele na mniejsze zadania. Ta metoda rozbija duże zadanie na wiele mniejszych, żeby długoterminowe cele były bardziej osiągalne.
14. Wspieraj organizację w bieżących procesach Twoje miejsce pracy może zawierać procedury albo narzędzia, które pomogą Ci się zorganizować. Wiele aplikacji e-mailowych oferuje kalendarz do planowania. Niektóre aplikacje czatu zawierają przypomnienia, żebyś trzymał się planu. Zapytaj współpracowników lub szefów, jak organizują swoją pracę i przyjmij ich metody.
15. Zrównoważ swój harmonogram. Zrównoważenie pomaga w długotrwałej organizacji. Wielu osób, które próbują praktyk organizacyjnych w pracy, wypala się, jeżeli zamieniają równowagę między pracą a życiem prywatnym na krótkoterminową produktywność. Bez równowagi możesz stracić swoje organizacyjne nawyki. Na szczęście, którykolwiek z tych metod może polepszyć twoją organizację w miejscu pracy.