Jak powinien być przygotowany na spotkanie, gdy emocje będą silne?
Osobowości o silnym charakterze, sprzeczne pomysły oraz obowiązek kontrolowania emocjonalnie napiętych sytuacji w celu osiągnięcia pozytywnego rezultatu często sprawiają, że liderzy znajdują się w ogniu rywalizacji między różnymi punktami widzenia.
Oto przykład klienta. Jason, profesjonalista marketingu, skontaktował się ze mną w kryzysie. Dwóch ważnych liderów w jego zespole miało tlijącą się kłótnię, która rozwinęła się do punktu, w którym przestali ze sobą rozmawiać. Ich zespoły postąpiły podobnie, budując zamknięte struktury, nieefektywność i ogólne konflikty. Mimo że był zdenerwowany i niepewny swojej zdolności do kontrolowania silnych przeciwstawnych punktów widzenia i możliwych wybuchów, Jason czuł, że musi działać.
Radzenie sobie z emocjonalnie napiętymi, trudnymi sytuacjami wymaga przywództwa. Oprócz problemów osobistych, czasami musisz przekazać swojemu zespołowi trudne wiadomości, radzić sobie z irytacją klienta, udzielać trudnych do wysłuchania opinii na temat wyników, bądź tłumaczyć biznesowe błędy lub opóźnienia wpływające na firmę. Są to trudne czasy, i nawet doświadczeni liderzy mogą czuć się zdenerwowani i niepewni eskalacji lub nieoczekiwanych konsekwencji.
Gdy stoimy w obliczu emocjonalnie wymagającej sytuacji, ludzie zazwyczaj uciekają się do jednej z dwóch nieskutecznych reakcji. Wielu decyduje się całkowicie zignorować problem i zajmować się niskopriorytetowymi obowiązkami, takimi jak e-maile. Inni robią odwrotnie – zachowują się nerwowo i martwią, nie podejmując działań w celu kontrolowania swojego zdenerwowania i przygotowania się. Obie strategie zazwyczaj kończą się niepowodzeniem; sprawiają, że czujemy się gorzej i gorsze jest nasze przygotowanie emocjonalne w kluczowym momencie.
Na szczęście istnieją sprawdzone strategie, które pomogą Ci przygotować się do spotkań, w których emocje będą silne. Jak mówią sportowcy, dobra obrona to najlepsze atak. Oto naukowo wspierane techniki, które pomogą Ci negocjować te wydarzenia z większą śmiałością i skutecznością.
Przygotuj mentalny plan. Często stosowane w sporcie, ale także dosyć skuteczne w miejscu pracy, wyobrażenie—czyli wizualizacja—jest narzędziem poprawy wydajności. To trening mentalny wydarzenia mający na celu zwiększenie wydajności i pewności siebie.
Po pierwsze, zastanów się nad końcem: Dla Twojej sytuacji, jak wygląda sukces? Jak chcesz się czuć, wychodząc z pokoju? Jak mają się czuć inni? Jak to było w przypadku Jasona, sukces może nie oznaczać szybkiego rozwiązania, ale raczej znaczącej dyskusji, w której ludzie czują się wysłuchani, a jasna droga do przodu jest widoczna.
Przerób swoje zbliżające się spotkanie lub kontakt na mentalny film już teraz. Zobacz szczegóły—otoczenie, krzesła, język ciała—i przejdź przez sceny moment po momencie. Praktykuj istotne momenty, takie jak sposób rozpoczęcia rozmowy, negocjowanie napiętych sytuacji i prowadzenie spotkania do zamknięcia.
Wymień oczekiwane trudności i możliwe spustoszenia oraz swoją reakcję. Co może pójść nie tak na tym spotkaniu, zastanawiasz się? Na przykład, Jason wyobrażał sobie, jak ze spokojem proponuje "Poczekajmy", obawiając się, że emocje wybuchną. Jeśli zacznie się złościć, musimy to rozwiązać; nie jesteśmy tu po to, by pogorszyć sytuację. Obawiał się również, że dojdzie do patowej sytuacji, więc wyobrażał sobie, jak mówi: "Ponieważ jeszcze się nie zgadzamy, skupmy się na tym, co nas łączy, i budujmy od tego". Pomyśl także o tym, co mogą powiedzieć lub zrobić, co Cię zirytuje, i w jaki sposób zachowasz spokój. Wyobraź sobie na przykład, że przeliczasz do dziesięciu lub trzykrotnie wdychasz przed odpowiedzią.
Zobacz, nie tylko sukces—poczuć go. Spróbuj na przykład poczuć w swoim ciele pewność siebie, wdzięk i kontrolę, które chcesz posiadać. Gdy już mentalnie się przygotujesz, zapisz ważne punkty widzenia i wnioski. Widok sukcesu z wyprzedzeniem pomaga Ci zmienić perspektywę i zwiększyć zdolność do kierowania rozmową w kierunku pozytywnego rezultatu.
Skoncentruj się na dobrych stronach. Spędź chwilę zastanawiając się nad wdzięcznością przed podjęciem trudnej konfrontacji. Choć może to wydawać się sprzeczne, zrobienie tego zwiększy Twoje poczucie połączenia z ludźmi i pomoże Ci rozwijać emocjonalną odporność.
Jeśli musisz przekazać trudny komunikat członkowi zespołu, na przykład, pomyśl o tym, co naprawdę cenisz w danej osobie. Jedna z moich klientek, Jane, nie lubiła zbliżającego się spotkania z bezpośrednim pracownikiem, którego wyniki od dawna były słabe. Jej wcześniejsze próby budowania konstruktywnej krytyki spotykały się z obroną, a ona obawiała się zarówno jego reakcji, jak i kontroli przebiegu rozmowy. Przed spotkaniem Jane celowo przypomniała sobie o inwencji, świeżym spojrzeniu i wspaniałej energii, jakie Sorab przynosił na spotkania. Ta zmiana perspektywy pozwoliła jej mówić w bardziej zachęcający sposób i prowadziła do bardziej skutecznej rozmowy.
Pozytywne przedefiniowanie problemów pomaga także zmniejszyć stres i zmęczenie, poprawiając przy tym klarowność umysłu. Pomyśl o tym, jakie dobre rezultaty może przynieść rozmowa—możesz na przykład stymulować rozwój, poprawić relacje czy dostarczyć jasność na przyszłość. Jeśli zauważysz, że chcesz odpuścić lub oddalić się od spotkania, skoncentruj się na tym, co czyni Cię dobrym liderem. Badania wskazują, że tego rodzaju "pozytywna autoanaliza lidera" zwiększa energię i zaangażowanie, poprawiając tym samym sposób, w jaki ludzie postrzegają Twoje przywództwo i, w rezultacie, Twój wpływ.
Zmień rzeczy w kontekście. Choć radzenie sobie z emocjonalnie napiętymi wydarzeniami jest nieuniknione w przywództwie, masz większą kontrolę nad ich wpływem, niż mogłoby się wydawać. Modyfikacja sytuacji—proaktywna technika regulacji emocjonalnej—jest jednym skutecznym sposobem pomocy w obniżeniu intensywności emocjonalnej przyszłego wydarzenia. Możesz się zrelaksować i stworzyć lepsze warunki do owocnej rozmowy, świadomie zmieniając okoliczności albo swoje podejście.
Analiza "Pięciu W kwestii sytuacji"—kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego—pomoże podejść do tego. Na przykład, kto musi być obecny? Czy powinieneś zabrać narzędzia, aby podnieść jakość rozmowy? Co trzeba komunikować, a czego nie? Gdzie powinno się odbyć spotkanie? i o której porze będzie najlepiej? W końcu, dlaczego ta rozmowa jest istotna?
Przykładowo, Jack, mój klient, musiał poinformować swoją zmęczoną kierowniczą grupę o kolejnej rundzie zwolnień. Jack naturalnie czuł wielkie obciążenie związaną z przekazaniem tej wiadomości, dlatego zajęliśmy się Pięcioma W. W wyniku tego działania Jack zaprosił swojego partnera biznesowego HR na spotkanie, aby zapewnić dodatkowe wsparcie i zająć się kwestiami. Dodatkowo dopracował swoją wiadomość, pomijając pewne szczegóły i w bardziej ogólnym tonie odnosząc się do oczekiwań swojego personelu. W końcu zarezerwował spokojną, z dala położoną salę konferencyjną i zaplanował spotkanie na piątkowe popołudnie, aby dać personelowi czas na wizyty follow-up lub wcześniejsze opuszczenie miejsca spotkania. Te świadome zmiany pomogły mu się zrelaksować i stworzyły bardziej zachęcającą atmosferę do przekazania trudnych wieści swojemu personelowi.
Rozwijaj obszary buforowe. Mimo że spotkania na horyzoncie zajmują sporo miejsca w kalendarzach liderów, ważne jest, aby znaleźć odpowiednią przestrzeń psychiczną przed trudną rozmową. Przeznacz dziesięć minut na mentalne przygotowanie się, aby stawić czoła spokojnie i zrównoważenie swojemu spotkaniu. Możesz się zakorzenić, przejrzeć ważne tematy, przypomnieć sobie, w jaki sposób chcesz się zachować. Zaplanuj kolejne dziesięć minut na przetworzenie i reset. Na przykład, aby uniknąć przenoszenia gromadzonego napięcia do następnego kontaktu, możesz pójść na szybki spacer, aby się zrelaksować i uwolnić. To jest warte tego, nawet jeśli oznacza zmianę rozkładu przyjazdu lub wyjazdu albo przełożenie spotkania.
Choć wymagają one wcześniejszego przygotowania, te obszary buforowe pozwalają Ci pozostać obecnym i spokojnym przez cały dzień. Aby pomóc Ci zorganizować czas na przygotowanie i regenerację, zacznij wprowadzać nawyk wpatrywania w przyszłe wydarzenia w swoim kalendarzu, aby zidentyfikować istotne wydarzenia, trudne spotkania, a może nawet podzielone rozmowy.
