Rozwój ról menedżerów zakupów, nabywców i agentów zakupowych
Produkty i usługi są nabywane przez nabywców i agentów zakupowych w celu odsprzedaży lub wykorzystania ich w ramach organizacji. Oceniają oni dostawców, negocjują umowy i oceniają integralność produktów. Administratorzy zakupów są odpowiedzialni za nadzór nad agentami zakupowymi i nabywcami, zazwyczaj mają oni również obowiązek za bardziej skomplikowane czynności związane z zaopatrzeniem.
Obowiązki Oto typowe działania administratorów zakupów, nabywców i agentów zakupowych:
Ocena jakości, ceny oraz terminowości dostaw produktów i usług dostawców. Przeprowadzanie rozmów z dostawcami oraz wizyt w zakładach produkcyjnych i centrach dystrybucji dostawców, celem poznania produktów, usług oraz cen. Udział w konferencjach, targach handlowych oraz spotkaniach w celu nawiązania relacji z dostawcami oraz zdobycia wglądu w nowe trendy w branży. Analiza raportów finansowych, propozycji cenowych oraz innych istotnych informacji w celu ustalenia uczciwych cen. Negocjowanie umów w imieniu organizacji. Ustalanie warunków dostawy produktów z dostawcami, w tym daty dostawy. Konsultowanie się z dostawcami oraz pracownikami w celu oceny właściwego działania w przypadku wadliwych lub nieakceptowalnych produktów lub usług. Ocena i monitorowanie umów w celu zapewnienia, że dostawcy przestrzegają warunków umowy oraz ustalenie konieczności dokonania zmian. Zarządzanie i ocena zapasów, kosztów, dostaw, wydajności produktów oraz zakupionych przedmiotów. Menedżerowie zakupów oraz nabywcy i agenci zakupowi skupiają się na efektywnym pozyskiwaniu produktów lub usług dla swojej organizacji.
Menedżerowie zakupów są odpowiedzialni za rekrutację i szkolenie nowych pracowników, a także planowanie i koordynację pracy nabywców i agentów zakupowych. To oni opracowują również zasady i procedury dotyczące zaopatrzenia w swojej organizacji, aby zapewnić, że personel zakupowy przestrzega standardów etycznych i zapobiega potencjalnym konfliktom interesów.
Nabywcy i agenci zakupowi analizują dane sprzedażowe oraz poziomy zapasów aktualnych produktów, identyfikują dostawców oraz pozostają na bieżąco z zmianami wpływającymi na podaż i popyt na produkty oraz materiały. Konieczne jest, aby posiadali oni biegłość w produktach lub usługach, które nabywają.
To nabywcy determinują produkty, które organizacja będzie sprzedawać, nabywając towary do odsprzedaży klientom. Muszą oni być zdolni do przewidywania, co zainteresuje ich klientelę.
Nabywcy i agenci zakupowi mogą przeprowadzać inspekcje centrów dystrybucji oraz zakładów produkcyjnych, aby ocenić zdolności potencjalnych dostawców. Następnie zawierają umowy z dostawcami, którzy spełniają wymagania organizacji, a następnie składają zamówienia.
Oto przykłady pośredników zakupów i typów konsumentów:
Agenci zakupowi nabywają produkty rolnicze do odsprzedaży lub dalszej obróbki. Na przykład tytoniu, bawełny oraz ziarna są przykładami tych produktów.
Agenci zakupowi zdobywają przedmioty do działań organizacji, z wyjątkiem produktów hurtowych, detalicznych oraz rolnych. Wśród nich znajdują się sprzęt przemysłowy, urządzenia i materiały biurowe do działania przedsiębiorstwa, a także chemikalia do zakładu produkcyjnego.
Produkty są nabywane przez nabywców hurtowych i detalicznych w celu odsprzedaży konsumentom. Przykładami tych produktów są odzież i elektronika.