A terceirização tem se tornado uma prática cada vez mais comum no mercado, sendo utilizada por 80% das empresas, segundo a Confederação Nacional da Indústria (CNI). Esse aumento pode ser atribuído à capacidade das corporações de focar em estratégia e gestão, enquanto parceiros especializados cuidam de tarefas específicas. Além disso, muitas vezes é economicamente mais viável delegar essas atividades a terceiros.
No entanto, nem tudo são flores quando se trata do compliance na contratação de terceiros. De acordo com o estudo “Third-Party Risk Management Outlook 2022”, conduzido pela KPMG, 73% das empresas, em 16 países, já sofreram incidentes causados por terceiros, sendo que 59% precisaram enfrentar processos trabalhistas causados por prestadores.
Além disso, a pesquisa, que entrevistou mais de 1,2 mil profissionais que atuam na Gestão de Riscos de Terceiros, ainda revelou que um dos principais motivos apontados por 59% dessas corporações se dá pela falta de tecnologias que realmente cumpram as expectativas de automatização do setor.
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Pensando em quebrar essa frustração, a Insoft4, empresa especializada em criar tecnologia para a gestão de terceiros, lançou o serviço de compliance documental, que visa auxiliar organizações de todos os setores a garantirem que seus prestadores de serviços estejam em conformidade com a legislação e com os requisitos internos de documentação.
“A avaliação documental permite mitigar os riscos de responsabilidade subsidiária, reduzir a sobrecarga com processos internos da Gestão de Pessoas e centralizar informações que poderiam ser perdidas de forma manual. Porém, essas avaliações ainda são um processo complexo e maçante, o que exige tempo e recursos das equipes internas. Por isso, buscamos simplificar e automatizar esse processo, permitindo que as empresas tenham maior segurança na contratação de terceiros e evitem problemas futuros”, explica Rodrigo Moraes, Gerente de Projetos e Operações da Insoft4.
Além disso, a adoção de práticas de ESG (Environmental, Social and Governance) também tem impulsionado a demanda por serviços de avaliação documental, pois, ao contratar terceirizados que estejam em conformidade com as normas ambientais e sociais, as empresas podem fortalecer sua imagem jurídica e atuação sustentável.
Com o compliance documental, o papel das empresas é só contratar
O serviço de compliance documental usa de múltiplas tecnologias para solicitar, coletar, avaliar e armazenar a documentação que comprova a idoneidade de terceiros. Por uma plataforma web ou aplicativo, as empresas e funcionários enviam a documentação necessária para seu tipo de serviço, que será avaliada pela equipe da Insoft4.
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Todo o processo de controle de vigências, reenvio e atualização pode ser realizado pela equipe da Insoft4, que também prepara as empresas para auditorias e fiscalizações, garantindo conformidade com as regulamentações aplicáveis.
Integrado ao software de controle de acesso da Insoft4, o compliance documental entrega um formulário de grau de risco que deve ser preenchido pelo terceirizado e, depois, gera uma lista de documentos necessários para a sua contratação. Após esse envio, a equipe faz uma análise minuciosa para, então, liberar o contratado para o serviço ou solicitar o reenvio dos documentos. A equipe da Insoft4 presta total apoio ao terceiro e à contratante durante todo esse processo, com comunicação.
“A avaliação de documentos é uma tarefa manual e muito detalhista. Manter esse trabalho interno nas empresas consome tempo que pode ser utilizado em ações que promovam a segurança no trabalho. Nosso serviço de compliance documental garante que as empresas contratantes tenham mais tempo para pensar na segurança das pessoas, deixando as burocracias com a gente”, ressalta Moraes.
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