A pandemia do novo coronavírus trouxe uma série de mudanças para a sociedade, e uma delas foi o trabalho. Só em 2020 abriram mais de três milhões de empresas no Brasil, representando um aumento de 6% em relação a 2019, segundo dados do Ministério da Economia. Além dos novos empreendimentos, muitos negócios já existentes tiveram de se reestruturar para se adequar às novas demandas do mercado.
Uma gestão eficiente, baseada no planejamento e na organização administrativa e financeira da empresa, é fundamental para garantir o controle das despesas e visar o aumento do lucro. Com a ajuda da tecnologia, é possível utilizar softwares automatizados de controle financeiro e otimizar o tempo em diversas atividades.
Além de proporcionar uma gestão mais eficaz, esses softwares ajudam a preparar a equipe para ações preventivas e corretivas, minimizando os eventuais problemas que a empresa tem e pode vir a desenvolver.
Essa automatização através da tecnologia é feita por meio de uma grande coleta de dados e informações, para que seja possível gerar relatórios com os pontos a serem melhorados e os diagnósticos.
Gerar relatórios, organizar as entradas e saídas de capital, avaliar orçamentos, gerenciar contas e estar constantemente realizando análises financeiras são as principais funções das ferramentas de gestão, mas, antes de adquirir um software especializado, é necessário tomar alguns cuidados e estudar a situação da empresa para escolher as melhores opções.
Empresários e empreendedores sempre buscam reduzir os gastos empresariais. Optar por automatizações é investir a longo prazo, já que, com o uso das tecnologias, será possível estabelecer um acompanhamento mais efetivo dos gastos e identificar o que pode ser cortado ou diminuído.
Realizar uma auditoria interna pode ser uma saída para analisar a entrada de uma nova ferramenta e o seu desempenho, porém apenas com um balanço patrimonial é que se pode ter uma noção mais ampla das condições financeiras do negócio e a sua disponibilidade econômica para investir em uma automatização.
Dentre as possíveis ferramentas, as mais recomendadas são as seguintes.
Além de poder ser utilizado gratuitamente, o Google te dá acesso a Planilhas (que pode ser automatizado e pode apresentar todas as transações financeiras), Drive (que pode servir como um banco de dados da empresa, com fotos e documentos), Apresentações, Gmail, Calendário, Chrome e Meet – para reuniões.
eNotas
Para auxiliar na emissão de Nota Fiscal Eletrônica de Serviço (NFS-e), Produto (NF-e) e Consumidor (NFC-e), essa ferramenta é programada para seguir todas as especificações da empresa e já emite as notas fiscais de forma automatizada. O gestor tem um grande ganho de tempo e pode ter acesso aos relatórios gerados pelo software.
Xerpa
Com foco nos recursos humanos do empreendimento, a ferramenta cria um grande banco de dados sobre os funcionários, com os dados pessoais (como RG, CPF, endereços e contas bancárias) facilitando os processos de promoções, desligamentos, pagamentos e novas contratações. Para os colaboradores, existe o Xerplay, que é responsável por realizar um adiantamento do salário referente aos dias trabalhados em um mês.
Bling
Para as finanças, indica-se o uso do Bling. Além de apresentar um controle de contas, entradas e saídas de capital e as movimentações financeiras realizadas, o gestor terá maior facilidade em encontrar esses dados, já que todos estarão em um mesmo local.
DocuSign
A última ferramenta é de grande ajuda em tempos de pandemia e isolamento social. Com ela, é possível assinar e gerenciar documentos de forma eletrônica e com armazenamento na nuvem.
Deixe um comentário