Quais os cuidados necessários para fechar uma empresa?

A quarentena avança e o Brasil já soma mais de 600 mil micro e pequenas empresas fechadas pela pandemia. São comerciantes impossibilitados de reabrir suas lojas, bares, restaurantes e salões de beleza que demitiram funcionários e outros diversos empreendedores que perderam sua principal – e, muitas vezes, única – fonte de renda. Um impacto direto no sustento de milhares de famílias brasileiras.

Neste momento já tão conturbado, é preciso estar atento ao processo de encerramento do CNPJ para evitar problemas no futuro, como multas e continuidade da cobrança de impostos. Se o fechamento é a decisão e o único caminho, o empreendedor precisa se certificar que o encerramento ocorreu em todos os órgãos para não ser pego de surpresa.

Um dos grandes obstáculos para a baixa de uma empresa são as dívidas fiscais e a falta de entrega de obrigações acessórias, e esses obstáculos às vezes induzem os empreendedores a deixarem a empresa inativa sem o suporte de um profissional contábil que garanta o cumprimento das obrigações legais, contribuindo com o crescimento do problema e aumento da dívida fiscal.

Em caso de sociedade, os sócios devem assinar uma ata de encerramento do negócio e, em seguida, formalizar o chamado Distrato Social. Este último deve explicar porque a sociedade foi desfeita e como será a divisão dos bens da empresa entre os sócios, quem será o responsável por ser o guardião dos livros e documentos fiscais e contábeis. Empresas sem sociedade não precisam cumprir esta etapa.

Depois de fazer o registro do ato de baixa no cartório ou Junta, é preciso solicitar o encerramento também na Receita Federal, na Secretaria da Fazenda (caso a empresa tenha inscrição estadual), na prefeitura e na Previdência Social. E, sendo a empresa cadastrada em sindicato da categoria e tendo sua atividade regulamentada por um conselho de classe, também é preciso solicitar o fechamento nessas entidades. Como garantia, a dica é pedir as certidões e os protocolos de encerramento como medida de segurança jurídica e fiscal.

Além disso, é importante saber que, normalmente, se a empresa possui algum débito com a Receita Federal, será necessário regularizá-lo. Ao encerrar as atividades, esse valor pendente pode até ser lançado para o CPF dos sócios. No caso de débito com as prefeituras, é preciso fechar um acordo com um órgão municipal ou estadual antes de fazer o encerramento da empresa.

Entre todas essas etapas, considero a mais importante – uma vez que quase sempre é esquecida – entregar de uma Declaração de Encerramento de Atividades, que é como se fosse um inventário de uma empresa. Não apresentar este documento pode acarretar em uma multa de R$ 500, que fica como débito pendente atrelado ao CPF dos sócios. Há de se ressaltar que os sócios têm responsabilidade fiscal e legal pela empresa por até dois anos após o fechamento da empresa ou saída da sociedade, para casos de ação fiscal, reclamação ou cobrança.

Não seguir todos esses passos pode ter consequências negativas para o empreendedor. Por isso, contar com a orientação de um profissional experiente pode poupar tempo e complicação. No caso das prefeituras, conselhos de classe e sindicatos, débitos de taxa de fiscalização e funcionamento podem continuar sendo gerados sem que o empresário saiba. Além do susto, o pagamento da cobrança é, muitas vezes, inevitável. Há casos de empresas que mudaram de município e não encerraram suas atividades corretamente no local anterior e, por conta da legislação municipal, tiveram que arcar com todos os impostos que continuaram a ser lançados em razão do registro está ativo na prefeitura local.

Por fim, ao fechar uma empresa, é preciso se certificar de que não há débitos com os fornecedores. Se for o caso, entrar em um acordo extrajudicial para a negociação de dívidas é o melhor caminho.

Devido à pandemia, os órgãos têm trabalhado com agendamento e sistema de malotes. Então, hoje, todo o processo demora em média 20 a 30 dias, prazo que antes chegava a ser bem menor. Por isso, é fundamental fazer um planejamento acompanhado de contadores especializados e reunir toda a documentação possível para garantir o encerramento correto das atividades.